Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia kodem kreskowym lub RFID

Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia prowadzona tradycyjnie trwa długo i jest uciążliwa z uwagi na trudności w zidentyfikowaniu i spisaniu majątku. Jak uczynić ją szybką, dokładną i skuteczną?

Dzięki zastosowaniu Szybkiej Inwentaryzacji, specjalnych etykiet kodów kreskowych lub etykiet zbliżeniowych RFID, mobilna inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia zaoszczędzisz nawet 90% cennego czasu poświęcanego na działania związane z inwentaryzacją.

Wiesz jak mozolnie przebiega tradycyjny spis z natury. Którą firmę stać na oddelegowanie pracowników do tej żmudnej pracy na kilka tygodni, aby mogli:

• przygotować arkusze spisu z natury,
• poradzić sobie z nieczytelnym numerem inwentarzowym,
• wpisać go do arkusza spisu z natury,
• cierpliwie uzgodnić różnice inwentaryzacyjne,
• zaksięgować niedobory, nadwyżki i zmiany miejsc użytkowania?

Jakie korzyści zapewni Ci nasze oprogramowanie?

• nawet 10 razy skrócisz czas inwentaryzacji – spis 1000 pozycji będzie możliwy w przeciągu jednego dnia roboczego!
• mniej pracy oznacza zmniejszenie koszów i nieodrywanie pracowników od ich ważnych obowiązków,
• bez pomyłek –błędy są kosztowne, a skanowanie kodu kreskowego lub RFID eliminuje je,
• zabezpieczenie majątku firmy trwałymi i czytelnymi etykietami.

Koszt inwentaryzacji przy pomocy kodów kreskowych jest wielokrotnie niższy od inwentaryzacji wykonanej metodą ręczną. Jeszcze mniej czasu pochłania inwentaryzacja czytnikiem RFID.

Co to jest inwentaryzacja i kiedy należy ją przeprowadzić?

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z Ustawy o Rachunkowości (art. 4 ust. 3). Głosi ona, że rachunkowość jednostki obejmuje także okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia – cele:

• ustalenie rzeczywistego stanu środków trwałych, wyposażenia, materiałów,
• określenie majątku przeznaczonego do likwidacji,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

Terminy inwentaryzacji:

• co 4 lata – środki trwałe,
• co 2 lata – towary handlowe, materiały, półfabrykaty i wyroby gotowe,
• każdego roku, nie wcześniej niż 3 miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i nie później niż do 15-stego dnia pierwszego miesiąca nowego roku rozrachunkowego,
• na ostatni dzień roku obrotowego – materiały i towary, produkowane wytwory, aktywa pieniężne.

Zobacz też  Jak zrobić inwentaryzację? – instrukcja krok po kroku oraz inwentaryzacja w szkole.

Oznaczenie środków trwałych

Każdy środek trwały należy oznaczyć w sposób trwały numerem inwentarzowym zawierającym:

• skrótową nazwę jednostki,
• nr księgi inwentarzowej,
• nr pozycji i strony w księdze,
• powiązanie z księgami rachunkowymi.

Wydruk etykiet inwentaryzacyjnych zawiera:

• nazwę środka trwałego, wyposażenia, materiału, towaru,
• unikatowy numer inwentarzowy,
• kod kreskowy.

Etykiety możesz dostosować do swoich potrzeb np. dodać logo firmy.

Jak wygląda przebieg Szybkiej Inwentaryzacji systemem firmy PWSK?

Szybka Inwentaryzacja, to specjalnie opracowany program do inwentaryzacji sprawiający, że inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia jest o w wiele łatwiejsza.

• łatwo oznaczysz cały swój majątek mocnymi i przetestowanymi etykietami inwentaryzacyjnymi,
• spis z natury zrobisz skanując kody kreskowe szybkim czytnikiem mobilnym. Urządzenia do inwentaryzacji prowadzą za rękę i przyśpieszają spis z natury,
• od razu uzyskasz stany i różnice inwentaryzacji.

Jeszcze bardziej wydajna jest automatyczna inwentaryzacja zbliżeniowa  RFID. Skraca czas inwentaryzacji aż o 90%.

Każdy środek trwały jest oznaczony etykietą inwentaryzacyjną RFID lub przyklejonym małym chipem RFID. Operator dokonujący inwentaryzacji nie musi go nawet widzieć. Wystarczy, że zbliży kolektor danych wyposażony w czytnik RFID. Wszystkie środki trwałe w jednym pomieszczeniu można odczytać w przeciągu kilkudziesięciu sekund.

Zobacz jak działa szybki spis z natury kodem kreskowym i chipami RFID

Szybka Inwentaryzacja krok po kroku

1. Wprowadź lub zaimportuj kartoteki inwentarzowe

• Oprogramowanie pozwoli Ci samodzielnie założyć kartoteki inwentarzowe,
• skopiować kartoteki inwentarzowe np. z Excel, CSV, SAP lub innego Twojego systemu,
• podzielić majątek według asortymentu na grupy, rodzaje i KŚT,
• wydrukować etykiety inwentaryzacyjne z kodem kreskowym lub zaprogramować chipy RFID.

 2. Zrób inwentaryzację kolektorem danych

Inwentaryzacja z podziałem na lokalizacje odbywa się za pomocą mobilnego skanera kodów kreskowych lub czytnika znaczników RFID.

3. Szybka Inwentaryzacja sporządzi wydruki zestawień po inwentaryzacji

• Wydruk różnic inwentaryzacyjnych – porównanie obecnej inwentaryzacji z poprzednim stanem inwentarza.
• Wydruk aktualnych, spisanych z natury stanów inwentarzowych lub magazynowych w rozbiciu na miejsca użytkowania, MPK i osoby odpowiedzialne.

4. Automatyczne przeksięgowanie nadwyżek i niedoborów

W inwentaryzacji magazynu możesz nakazać automatyczne przeksięgowanie nadwyżek i niedoborów w celu utworzenia odpowiednich dokumentów korygujących.

5. Skopiuj dane do Excel, FK, SAP

Szybka inwentaryzacja zapisze wszystkie Twoje dane do plików tekstowych CSV i arkuszy Excel. Dzięki temu będziesz mógł je zarchiwizować lub wprowadzić do innego systemu.