Planujesz wdrożyć RFID w swojej firmie? Skorzystaj z Bonu na cyfryzację. Złóż wniosek do 20 października 2021. Sprawdź szczegóły dofinansowania »

Szkoła Podstawowa w Koźminie daje przykład jak zrobić inwentaryzację 8x szybciej

SP w Koźminie
Szkoła Podstawowa w Koźminie to wiejska Szkoła w województwie wielkopolskim licząca 118 uczniów wraz z przedszkolem. Niewielki rozmiar Szkoły nie stoi jednak na przeszkodzie w zapewnianiu podopiecznych licznych zajęć ponadprogramowych. Kadra angażuje uczniów w aktywności w ramach programu Erasmus+, co umożliwia im rozwój m.in. kompetencji informatycznych podczas projektów związanych z branżą IT.

Szkoła dążąca do nowoczesności

W Szkole Podstawowej w Koźminie Dyrekcja dba nie tylko o rozwój technologiczny swoich uczniów, lecz także o unowocześnienie metod zarządzania samą Szkołą. Pani Dyrektor Krystyna Sznycer spostrzegła, że inwentaryzowanie szkolnego majątku przy pomocy tradycyjnych papierowych kartotek jest bardzo niewdzięcznym zajęciem. 

W czasie pracy na papierowych arkuszach spisu z natury łatwo było o pomyłki przy wpisywaniu informacji. Znacznie trudniej było później zlokalizować źródło różnic inwentaryzacyjnych. Raz popełniony błąd prowadził szybko do kolejnych nieścisłości. Inwentaryzacja kojarzyła się zawsze z uciążliwym i stresującym obowiązkiem.

Co gorsza, przy tej metodzie cały proces spisu z natury zajmował około 6 tygodni i wymagał odrywania pracowników od ich podstawowych obowiązków dydaktycznych i administracyjnych.

Chcąc więc przyspieszyć i unowocześnić ewidencję około 900 środków trwałych składających się na majątek Szkoły, podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Szybka Inwentaryzacja autorstwa PWSK.

Nie taka technologia straszna, jak ją malują

SP nr 16 w Zabrzu postanowiła więc uszczelnić i przyspieszyć inwentaryzację. Wybór padł na Szybką Inwentaryzację, ze względu na prostotę obsługi całego systemu, brak zbędnych funkcji oraz ofertę przygotowaną przez PWSK specjalnie z myślą o oświacie i edukacji, zawierającą gotowy zestaw do inwentaryzacji kodem kreskowym.

Wdrożeniu towarzyszyło jednodniowe szkolenie przeprowadzone przez Grzegorza Tuszy, specjalistę ds. wdrożeń Inwentaryzacji. To wystarczyło, aby przygotować pracowników bez żadnej wcześniej styczności z podobnymi systemami do samodzielnej pracy. Przeszkoleni pracownicy cenią sobie przejrzystość i łatwość pracy z oprogramowaniem oraz brak niepotrzebnych opcji komplikujących jego użytkowanie.

SP w Koźminie
Obsługa Szybkiej Inwentaryzacji okazała się łatwiejsza, niż przypuszczaliśmy. Program jest intuicyjny, a po jednym dniu szkolenia radzą sobie z nim nawet osoby bez doświadczenia w kontakcie z podobną technologią. PWSK dostarczyło nam także instrukcje oraz materiały pozwalające na bezproblemową pracę z systemem. W razie wątpliwości ich specjaliści rzetelnie i cierpliwie odpowiadali na nasze pytania”.
Dyrektor Krystyna Sznycer, Szkoła Podstawowa w Koźminie

Wygodny spis z natury na wyciągnięcie ręki

Pierwsza inwentaryzacja w nowym systemie zaczęła się od przeniesienia zebranych dotąd informacji o szkolnych środkach trwałych i wyposażeniu do elektronicznych kartotek Szybkiej Inwentaryzacji. Dzięki temu usunięte zostały wszystkie błędy, które przez lata nawarstwiły się w księgach inwentarzowych.

Przy okazji możliwe było przypisanie do każdego przedmiotu domyślnej lokalizacji, tak aby w razie potrzeby łatwo go w przyszłości odnaleźć i zachować długotrwały porządek.

Po przeniesieniu papierowych kartotek do programu przyszła pora na wydrukowanie specjalnych etykiet z kodem kreskowym, nazwą i numerem inwentarzowym. Szybka Inwentaryzacja umożliwiła zbiorowy wydruk etykiet dla wszystkich przedmiotów przypisanych do danego pomieszczenia. Dzięki temu oklejenie środków trwałych w jednej sali zajmuje tylko kilkanaście minut. 

Sam spis z natury przeprowadziliśmy z użyciem przenośnego czytnika kodów kreskowych. Dzięki zainstalowanemu na nim programowi Mobilna Inwentaryzacja pozwolił nam spisać całą Szkołę bez konieczności chodzenia z laptopem od pokoju do pokoju.

Przenośny czytnik to mieszczący się w dłoni komputer, który skanuje wszystkie kody kreskowe i przetwarza kartoteki inwentarzowe potrzebne do zrobienia spisu z natury.

Spis z natury polegał więc w praktyce na przespacerowaniu się z poręcznym czytnikiem w dłoni po kolejnych pomieszczeniach i zeskanowaniu wszystkich kodów kreskowych. Kody kreskowe typu QR nie wymagały nawet celowania czytnikiem, wystarczyło zbliżyć go do kodu na odległość mniejszą niż 40 cm.

Dzięki temu, że Mobilna Inwentaryzacja podpowiada, które przedmioty powinny znajdować się w danej sali, mieliśmy pewność, że niczego nie przeoczymy. W razie rzeczywistych braków lub nadmiaru sprzętu mogliśmy od razu wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji i przywrócić porządek. 

Po zakończeniu elektronicznego spisu program sam wszystko rozliczył i automatycznie wygenerował wydruki z wynikami inwentaryzacji.

Szybki sposób na dokładną wiedzę o całym majątku Szkoły

Wszystkie udogodnienia związane z wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji poskutkowały jej skróceniem z 6 tygodni do 5 dni.

Przy rozliczaniu wyników spisu z natury nie trzeba już było rozszyfrować dawnych zapisów i prowadzić śledztw w papierowych kartotekach. Papierowa księga inwentarzowa mogła wreszcie przejść na zasłużoną emeryturę.

Teraz w przypadku potrzeby znalezienia informacji o dowolnym środku trwałym, wystarczy zajrzeć do jego indywidualnej elektronicznej kartoteki. Znajdują się tam informacje o jego domyślnej lokalizacji (którą w razie potrzeby można zmienić dwoma kliknięciami) oraz cała jego historia.

 

Szkoła podzieliła swój majątek na kilka stref na tzw. drzewku lokalizacji pomieszczeń. To umożliwia np. odfiltrowanie przedmiotów wyłącznie z wybranego piętra lub pomieszczenia. Pozwala też na oddzielenie środków trwałych należących do przedszkola.

W razie potrzeby w indywidualnej kartotece przedmiotu można dopisać dodatkowe informacje oraz dodać załącznik w postaci zdjęcia lub innego pliku.

Pracownicy Szkoły są zadowoleni, że wybrali to właśnie, przyszłościowe rozwiązanie. Przejrzystość działania całości oraz sposób przechowywania informacji o majątku sprawia, że z kolejną inwentaryzacją poradzi sobie nawet osoba wcześniej niewtajemniczona. Wcześniej, przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji byłoby to niemożliwe.

Metryka klienta

KLIENT:
Szkoła Podstawowa w Koźminie
ZASIĘG WDROŻENIA:
– około 900 środków trwałych
CZAS WDROŻENIA:
kwiecień 2022
WDROŻONE ROZWIĄZANIA:
Szybka Inwentaryzacja w wersji Silver, Mobilna Inwentaryzacja z przenośnym czytnikiem danych
OSIĄGNIĘTE REZULTATY:

– 8x szybsza inwentaryzacja szkolnego majątku niż tradycyjną metodą ręczną,

–  Komfortowy spis z natury dzięki łatwemu w użyciu przenośnemu czytnikowi,

– Pozbycie się niewygodnych, papierowych kartotek będących źródłem błędów w inwentaryzacji,

– Wygodne zbiorcze wydrukowanie etykiet inwentaryzacyjnych do trwałego oznakowania majątku,

– Automatyczne generowanie arkuszy z wynikami inwentaryzacji.

SP w Koźminie

Różnica w komforcie inwentaryzacji jest ogromna. Przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji cała procedura zajmowała około 6 tygodni. Obecnie pracownicy Szkoły potrafią się z nią uporać w zaledwie 5 dni.

Szkoła Podstawowa w Koźminie gorąco poleca Szybką Inwentaryzację jako bezproblemowe narzędzie do zarządzania środkami trwałymi, które sprawdzi się z pewnością w każdej szkole, niezależnie od rozmiaru”.

Dyrektor Krystyna Sznycer, Szkoła Podstawowa w Koźminie

Chcesz się uwolnić od uciążliwej inwentaryzacji?
Przekonaj się jak spis z natury może być szybki i dokładny.

Przetestuj bezpłatną wersję demo lub porozmawiaj o szczegółach z naszymi doradcami.

Poznaj przebieg i efekty wdrożeń naszych klientów