Planujesz wdrożyć RFID w swojej firmie? Skorzystaj z Bonu na cyfryzację. Złóż wniosek do 20 października 2021. Sprawdź szczegóły dofinansowania »

Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?

U-jazdowski logo

ZASIĘG WDROŻENIA

0
SZTUK WYPOSAŻENIA
0
PIĘTRA
Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Ujazdowski znajduje się w Warszawie. W latach 80. XX wieku przeszedł on gruntowną renowację i został przekształcony w Centrum Sztuki Współczesnej. Misją Zamku Ujazdowskiego jest promowanie i wspieranie sztuki współczesnej oraz kultury. Instytucja współpracuje z firmą PWSK od 2013 roku w ramach programu Szybka Inwentaryzacja.
W ramach swojej działalności Zamek regularnie prezentuje różnorodne formy sztuki, takie jak malarstwo, rzeźba, fotografia, sztuka interaktywna, film czy performance art. Budynek Zamku Ujazdowskiego to piękny zabytkowy obiekt, który stanowi doskonałe miejsce do ekspozycji i eksploracji sztuki współczesnej.

Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji

Wykonanie ewidencji ponad 1300 pozycji zajmuje niemal 3 razy mniej czasu niż dotychczas.
Inwentaryzacja przy użyciu kolektora danych jest szybsza i wygodniejsza niż ta wykonywana przy komputerze.

Oszczędność czasu dzięki integracji Szybkiej Inwentaryzacji z programami księgowymi.

Dane o wyposażeniu są uporządkowane a przeprowadzenie wyrywkowej ewidencji jest szybkie i proste.

Jak wyglądała inwentaryzacja tradycyjną metodą?

Czasochłonne i męczące ręcznie wypełnianie papierowych kartotek

Papierowe kartoteki są nietrwałe i nieodporne na upływający czas, co dokładnie odczuli pracownicy Centrum. Ich prowadzenie było żmudne, a co za tym idzie zwiększało się ryzyko pomyłek.

Nieścisłości w danych po inwentaryzacji

Inwentaryzacja tradycyjną metodą byłą obowiązkiem, który był nielubiany przez pracowników. Z tego powodu w różnych latach wykonywały go różne osoby i nie zawsze było to spójne, co pogłębiło nieścisłości w stanie wyposażenia.

Angażowanie wielu pracowników do przeprowadzania spisu natury

Aby poradzić sobie z trudem inwentaryzacji, w Zamku zaangażowano wielu pracowników. Przyspieszało to pracę, jednak finalnie skutkowało odłożeniem innych obowiązków na boczny tor.

„Ekrany, projektory, sprzęt oświetleniowy i nagłośnienie to wyposażenie o wysokiej wartości, dlatego trzeba poświęcić mu szczególną uwagę – czyli stale ewidencjonować, bez względu na oficjalny termin inwentaryzacji. Przy dotychczasowej inwentaryzacji pracownicy Zamku Ujazdowskiego nie mieli takiej możliwości ze względu na brak czasu i nadmiar pracy.”

Krzysztof Kaczmarczyk, specjalista ds. wdrożeń

logotyp-pwsk

Jak wyglądało wdrażanie zmian w Zamku Ujazdowskim?

Podczas wdrożenia systemu, wyposażenie i środki trwałe zostały oznakowane etykietami z kodami kreskowymi. Wraz z aktualizacją oprogramowania do nowej wersji, przeprowadzoną w 2023 roku, etykiety zostały zmienione na kody QR

Wykorzystaliśmy ten sam sprzęt do wydruku oraz materiały eksploatacyjne, co pozwoliło zmniejszyć koszty inwestycji.

Program po aktualizacji dał nowe możliwości, które ułatwiają codzienną pracę. Pozwala pracownikom wprowadzać dane o wyposażeniu w jednym miejscu, co znacząco przyspiesza i ułatwia spis z natury.

Łatwe importowanie i eksportowanie danych do formatu pliku tekstowego umożliwia integrację z programami księgowymi, które już są w Centrum. Tak prosty sposób wymiany danych, to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim pieniędzy, które trzeba byłoby wydać na informatyków.

Kolejną metodą na przyspieszenie inwentaryzacji, było wykorzystanie prostego w obsłudze urządzenia mobilnego. Inwentaryzacja z wykorzystaniem poręcznego inwentaryzatora była tak prosta, że nowe osoby w zespole spisowym bez żadnego problemu samodzielnie wykonały swoją pierwszą inwentaryzację wyposażenia czytelni. W kilku krokach wygenerowały arkusze spisowe.

Szkolenie czyli inwentaryzacja krok po kroku

Przeprowadziliśmy szkolenie dla pracowników Zamku Ujazdowskiego, podczas którego każda osoba z zespołu spisowego wykonywała spis urządzeniem mobilnym pod okiem specjalisty. 

Ćwiczenie krok po kroku pokazuje, jak wykonać spis z natury. Pracownicy inwentaryzowali wyposażenie biurowe takie jak: regały, biurka i krzesła, ale także windę do książek, komputery oraz telewizory.

Pracownicy przeprowadzili również inwentaryzację sali kinowej ze wspomnianym wcześniej sprzętem elektronicznym.

szkolenie z programu szybka inwentaryzacja
U-jazdowski logo

„Szkoleniowiec z firmy PWSK poprowadził nas krok po kroku od podstaw przez proces inwentaryzacji, dzięki czemu każda osoba uczestnicząca w szkoleniu zrozumiała jak ten proces wykonywać. Nie sądziliśmy, że inwentaryzacja może być aż tak prosta. Przekazana wiedza, oparta na doświadczeniu osoby szkolącej bardzo nam się przydała podczas tego wdrożenia.”

Rafał Filipowicz
Kierownik Działu IT i multimediów

Co zmieniło się po wdrożeniu?

Pracownicy Zamku przeprowadzają obecnie inwentaryzację szybciej i w sposób niezakłócający ich codziennej pracy. Wykonanie ewidencji ponad 1300 pozycji zajmuje niemal 3 razy mniej czasu niż dotychczas.

Inwentaryzacja przy użyciu kolektora danych jest szybsza i wygodniejsza niż ta wykonywana przy komputerze. Po wdrożeniu programu, pracownicy są w stanie wykonywać ewidencję każdego dnia, a to z kolej daje więcej informacji o stanie wyposażenia na co dzień i skraca finalny spis z natury.

Jak wyglądała inwentaryzacja w innych instytucjach kultury?