Planujesz wdrożyć RFID w swojej firmie? Skorzystaj z Bonu na cyfryzację. Złóż wniosek do 20 października 2021. Sprawdź szczegóły dofinansowania »

Jak skrócić inwentaryzację z 2 miesięcy do 1 tygodnia? – Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu

Widok na budynek muzeum rybołówstwa w Świnoujściu z zewnątrz

Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu gromadzi zbiory związane z tematyką morską oraz historią miasta. Ekspozycja została podzielona na trzy działy. W dziale przyrodniczym prezentowana jest tu fauna trzech stref klimatycznych: akwen Morza Bałtyckiego, Zalewu Szczecińskiego i Zatoki Pomorskiej; zimne wody arktyczne oraz strefa mórz ciepłych. Uzupełnieniem ekspozycji strefy umiarkowanej jest wystawa bursztynu. W dziale morskim znajdują się dawne narzędzia połowowe, modele statków rybackich i innych jednostek pływających oraz przyrządy i pomoce nawigacyjne. W dziale historycznym zapoznajemy się z historią miasta z archiwalnymi dokumentami, starymi zdjęciami, eksponatami związanymi z kulturą materialną (ceramiką, meblami, numizmatami itp.) Muzeum znajduje się w dawnym ratuszu miejskim – jednym z najstarszych budynków w mieście.

Zabytkowe metody inwentaryzacji

Muzeum ma w swoich zbiorach około 5 000 pozycji  (muzealiów, środków trwałych i niskocennych). Eksponaty są wystawione w 25 pomieszczeniach na 3 poziomach. Ewidencji podlegają przedwojenne pocztówki, dokumenty, obrazy, porcelana, modele statków, przyrządy nawigacyjne, narzędzia połowowe, eksponaty przyrodnicze (muszle, skorupiaki, szkarłupnie, spreparowane okazy ryb, ptaków).

Przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji pracownicy musieli zmagać się z ewidencją oraz inwentaryzacją w arkuszach Excel. Każdy arkusz Excel był równoważny jednej księdze inwentarzowej. W starym systemie 1 ekspozycja była inwentaryzowana aż 3 dni, a cały proces zajmował około 2 miesiące, co było nie do przyjęcia

Szybka i niewidoczna inwentaryzacja

W celu przyspieszenia całego procesu, Muzeum postanowiło wdrożyć Szybką Inwentaryzację. Decyzja padła właśnie na ten system, dlatego, że został on zaprojektowany z myślą o maksymalnym wykorzystaniu możliwości RFID.

Technologia RFID jest szczególnie użyteczna w przypadku muzeów. Znaczniki RFID pozwalają oznaczyć muzealia w sposób nieinwazyjny; wystarczy oznaczyć gablotę w dyskretnym miejscu. Dzięki temu cenne eksponaty nie są narażone na uszkodzenia, a znaczniki nie kłują w oczy odwiedzających.

„Wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji poskutkowało dużymi oszczędnościami czasu i poprawiło komfort pracy pracowników muzeum. Rekomenduję system PWSK wszystkim placówkom kulturowym oraz każdemu, komu zależy na dyskretnym oznakowaniu przedmiotów
i błyskawicznym spisie z natury”.

Dyrektor Barbara Adamczewska, Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu

Wdrożenie rozpoczęło się od oznaczenia wszystkich eksponatów oraz środków trwałych wyselekcjonowanymi przez specjalistów PWSK znacznikami RFID.
Muzeum zaopatrzyło się także w Moduł Importu Danych, który został użyty do zaimportowania zbieranych w arkuszach Excel informacji o eksponatach bezpośrednio do kartotek inwentarzowych Szybkiej Inwentaryzacji. Ten zabieg o wiele dni przyspieszył rozpoczęcie pracy z systemem – nie trzeba było ręcznie wprowadzać danych dotyczących 8 tysięcy przedmiotów.

W trakcie wdrożenia odbyło się szkolenie prowadzone przez Grzegorza Tuszy, specjalistę ds. wdrożeń Inwentaryzacji. Po jednodniowym szkoleniu pracownicy Muzeum byli gotowi do samodzielnej pracy. Nowo przeszkoleni operatorzy chwalili sobie intuicyjność obsługi programu oraz brak zbędnych funkcji niepotrzebnie komplikujących cały proces.

Jak w praktyce wygląda spis z natury po wdrożeniu programu?

Wchodząc do spisywanego pomieszczenia w trakcie inwentaryzacji kontrolnej wystarczy wybrać w programie dane pomieszczenie z listy, a Szybka Inwentaryzacja podpowie, które przedmioty powinny się w nim znajdować.

Znaczniki RFID są odczytywane przez mobilny czytnik RFID z odległości około 2 metrów. W przypadku technologii RFID nie ma potrzeby odszukiwania i namierzania znaczników, tak jak ma to miejsce przy użyciu kodów kreskowych.

Aby wykonać spis z natury wystarczy więc przejść się po pomieszczeniu z mobilnym czytnikiem w dłoni:

Skanowanie etykiet inwentaryzacyjnych czytnikiem RFID

Po zakończonym spisie program automatycznie generuje arkusze z wynikami inwentaryzacji.

Wszystkie te ułatwienia sprawiły, że czas inwentaryzacji 1 ekspozycji spadł z 3 dni do zaledwie 1 godziny, a inwentaryzacja całego muzeum zamiast 2 miesięcy zajmuje teraz 1 tydzień.

Pomiędzy kolejnymi inwentaryzacjami Szybka Inwentaryzacja służy jako księga inwentarzowa. W przypadku potrzeby fizycznego przeniesienia eksponatu do innego pomieszczenia wystarczą 2 kliknięcia w programie, aby odzwierciedlić tę zmianę również w systemie.

„Szybka Inwentaryzacja nie tylko rozwiązała wszystkie nasze problemy związane z inwentaryzacją, ale też ułatwia nam codzienną pracę, pełniąc funkcję elektronicznej księgi inwentarzowej”.

Dyrektor Barbara Adamczewska, Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu

Szybka Inwentaryzacja posiada drzewko lokalizacji, które pozwala np. odfiltrować środki wyłącznie z wybranego piętra i prześledzić historię inwentaryzacji określonej puli przedmiotów. Poszczególne środki trwałe mogą być także posortowane ze względu na przypisaną im w programie grupę.

Kolejną przydatną funkcją jest możliwość przypisania załączników do kartoteki każdego z przedmiotów. Przypisując do muzealiów załącznik w postaci zdjęcia, łatwiej jest w razie wątpliwości zidentyfikować poszczególne eksponaty.

Metryka klienta

KLIENT:
Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu
ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI:
1974
ZASIĘG WDROŻENIA:
– około 5 000 pozycji (muzealiów, środków trwałych i niskocennych)
CZAS WDROŻENIA:
listopad 2021
WDROŻONE ROZWIĄZANIA:
Szybka Inwentaryzacja w wersji Platinum, Moduł RFID, Moduł Importu Danych
OSIĄGNIĘTE REZULTATY:

– Czas inwentaryzacji 1 ekspozycji spadł z 3 dni do zaledwie 1 godziny, a inwentaryzacja całego muzeum zamiast 2 miesięcy zajmuje teraz 1 tydzień,

– Wygodny spis z natury polegający na przejściu przez pomieszczenie z czytnikiem w dłoni,

– Wyeliminowanie nieczytelnych arkuszy Excel,

– Automatyczne generowanie arkuszy inwentaryzacyjnych.

Chcesz się uwolnić od uciążliwej inwentaryzacji?
Przekonaj się jak spis z natury może być szybki i dokładny.

Przetestuj bezpłatną wersję demo lub porozmawiaj o szczegółach z naszymi doradcami.

Poznaj przebieg i efekty wdrożeń naszych klientów