Planujesz wdrożyć RFID w swojej firmie? Skorzystaj z Bonu na cyfryzację. Złóż wniosek do 20 października 2021. Sprawdź szczegóły dofinansowania »

Jak policzyć wędrujące krzesła i komputery? – Szkoła Podstawowa nr 16 w Zabrzu

Zdjęcie budynku szkoły podstawowej nr 16 w Zabrzu

Szkoła Podstawowa nr 16 w Zabrzu od 1962 roku pomaga swoim podopiecznym stawiać pierwsze kroki na ścieżce edukacji. Obecnie szkoła liczy blisko 300 uczniów. Wygląd i wyposażenie szkoły zmieniają się z biegiem lat; uczniowie mogą korzystać z odnowionego basenu oraz nowoczesnego boiska ze sztuczną nawierzchnią. Mają też do dyspozycji dobrze wyposażoną salę informatyczną, pracownię multimedialną, oddział przedszkolny, świetlicę i stołówkę wraz z kuchnią.

Co zrobić, gdy krzesła dostają nóg?

SP nr 16 w Zabrzu dysponuje około 1 400 środkami trwałymi podlegającymi ewidencji. Inwentaryzacji podlegają meble (krzesła, stoliki, biurka), sprzęt informatyczny (komputery, monitory, laptopy), oraz wyposażenie sal tematycznych (pracownia chemiczna, fizyczna, robotyki). Wszystko to rozproszone jest po około 25 pomieszczeniach na 3 poziomach.

Przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji ewidencja prowadzona była ręcznie w arkuszach Excel. Inwentaryzacja trwała zbyt długo, arkusze były nieczytelne, a ręczny spis prowadził do wielu pomyłek.

Jak to bywa w szkołach, dużym problemem były krzesła stale przemieszczające się pomiędzy salami lekcyjnymi. Krzesła nie były trwale oznakowane i nie były przypisane do danej sali, co sprawiało, że ciągle trzeba było nimi doraźnie rotować w miarę potrzeb.

Przy próbach zliczenia środków trwałych niektóre krzesła były więc spisywane po dwa, trzy razy, a próby znalezienia źródła różnic inwentaryzacyjnych zajmowały wiele czasu i były nieskuteczne. Sytuacja wyglądała analogicznie w przypadku komputerów i sprzętu komputerowego. Szkoła nie wiedziała jaką ilością wyposażenia dysponuje.

Wygodna i dokładna inwentaryzacja

SP nr 16 w Zabrzu postanowiła więc uszczelnić i przyspieszyć inwentaryzację. Wybór padł na Szybką Inwentaryzację, ze względu na prostotę obsługi całego systemu, brak zbędnych funkcji oraz ofertę przygotowaną przez PWSK specjalnie z myślą o oświacie i edukacji, zawierającą gotowy zestaw do inwentaryzacji kodem kreskowym.

Wdrożeniu towarzyszyło jednodniowe szkolenie przeprowadzone przez Grzegorza Tuszy, specjalistę ds. wdrożeń Inwentaryzacji. To wystarczyło, aby przygotować pracowników bez żadnej wcześniej styczności z podobnymi systemami do samodzielnej pracy. Przeszkoleni pracownicy cenią sobie przejrzystość i łatwość pracy z oprogramowaniem oraz brak niepotrzebnych opcji komplikujących jego użytkowanie.

Inwentaryzację wykonuje teraz zespół powołany do spisu z natury zmieniany każdego roku. Obecnie jesteśmy w stanie spisać cały nasz majątek bez nieprawidłowych różnic inwentaryzacyjnych. Przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji wydawało się to niemożliwe”.

Dyrektor Justyna Olewnik, Szkoła Podstawowa nr 16 w Zabrzu

Szkoła zaopatrzyła się także w dedykowaną drukarkę etykiet kodów kreskowych. Wcześniej kody drukowane były na drukarce laserowej, jednak to rozwiązanie się nie sprawdziło; po kilku miesiącach kody były już nieczytelne.

Po podłączeniu drukarki kodów kreskowych Szybka Inwentaryzacja pozwala na automatyczne, zbiorcze wydrukowanie trwałych etykiet inwentaryzacyjnych z kodami dla wszystkich przedmiotów znajdujących się w danym pomieszczeniu. Dzięki temu Szkoła może z łatwością oznakować wszystkie środki trwałe odpornymi na uszkodzenia oraz zaczepki ze strony uczniów etykietami. Jedno takie oznakowanie wystarczy na cały cykl życia przedmiotu.

Szkoła planuje przeznaczenie ferii zimowych na oznakowanie wszystkich środków trwałych, według nowego systemu nazewnictwa zastosowanego w kartotekach Szybkiej Inwentaryzacji. Etykieta inwentaryzacyjna naklejona na każdy przedmiot, poza nazwą będzie zawierała oznaczenie pomieszczenia oraz liczbę porządkową. To wprowadzi jeszcze większy porządek i ułatwi określenie oryginalnego miejsca położenia każdego przedmiotu na terenie szkoły.

Bezbolesny i bezbłędny spis z natury

Po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji w Szkole wystarczy wejść do spisywanej sali i zaznaczyć w programie dane pomieszczenie, a program sam podpowie, które przedmioty powinny się w nim znajdować.

Teraz można zacząć wygodny spis z natury polegający na podejściu z przenośnym czytnikiem kodów kreskowych do poszczególnych środków trwałych i zeskanowaniu kodów. W międzyczasie nie trzeba niczego klikać ani zatwierdzać, wystarczy sam odczyt kodu.

Po zakończeniu spisu oprogramowanie Szybka Inwentaryzacja wskaże ewentualne niedobory lub nadwyżki oraz automatycznie wygeneruje arkusze z wynikami inwentaryzacji.

Zobacz na poniższym filmie, jak w praktyce wygląda taki spis z natury:

Na co dzień Szybka Inwentaryzacja pełni funkcję księgi inwentarzowej. W razie konieczności przeniesienia przedmiotu do innego pomieszczenia wystarczy zmienić przypisaną mu lokalizację w kartotece programu.

Cały majątek szkoły zobrazowany jest na tzw. drzewie lokalizacji, które odzwierciedla układ spisywanych pomieszczeń. Przy jego pomocy można łatwo odfiltrować przedmioty wyłącznie danego typu, z wybranego piętra, lub z wybranych pomieszczeń. Środki trwałe mogą być również posortowane ze względu na przypisaną im w programie grupę lub inny wybrany atrybut.

W elektronicznych kartotekach Szybkiej Inwentaryzacji gromadzona jest historia spisów z natury, przesunięć pomiędzy pomieszczeniami oraz wszystkich zdarzeń związanych z wybranym przedmiotem. W razie potrzeby do kartoteki danego przedmiotu można przypisać załącznik, np. zdjęcie, które pomaga w jego identyfikacji oraz pokazuje jego obecny stan.

Metryka klienta

KLIENT:
Szkoła Podstawowa
nr 16 w Zabrzu
ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI:
1962
ZASIĘG WDROŻENIA:
– około 1 400 środków trwałych
CZAS WDROŻENIA:
listopad 2021
WDROŻONE ROZWIĄZANIA:
Szybka Inwentaryzacja w wersji Gold
OSIĄGNIĘTE REZULTATY:

– Zyskanie dokładnych informacji o stanie posiadania majątku z rozbiciem na poszczególne pomieszczenia,

– Komfortowy spis z natury polegający na przespacerowaniu się przez salę z czytnikiem w dłoni,

– Wygodne, zautomatyzowane drukowanie etykiet inwentaryzacyjnych pozwalających trwale oznakować środki trwałe,

– Pozbycie się nieczytelnych arkuszy Excel powodujących niezgodności w stanach,

– Automatyczne generowanie arkuszy inwentaryzacyjnych.

Szybka Inwentaryzacja zapewniła nam wygodny  i szybki spis z natury, pomogła trwale oznakować środki trwałe i na bieżąco dostarcza aktualnych informacji o posiadanym przez nas wyposażeniu z rozbiciem na poszczególne pomieszczenia. Rekomenduję skorzystanie z tego systemu wszystkim placówkom oświatowym, które chcą dokładnie wiedzieć czym dysponują”.

Dyrektor Justyna Olewnik, Szkoła Podstawowa nr 16 w Zabrzu

Chcesz się uwolnić od uciążliwej inwentaryzacji?
Przekonaj się jak spis z natury może być szybki i dokładny.

Przetestuj bezpłatną wersję demo lub porozmawiaj o szczegółach z naszymi doradcami.

Poznaj przebieg i efekty wdrożeń naszych klientów