Jak przebiega wdrożenie programu Narzędziownia?
Zobacz jak przygotować się do wdrożenia systemu Narzędziownia. Pobierz listę kontrolną.
Wdrożenie programu do zarządzania majątkiem firmy i gospodarką narzędziową nie musi być trudne. Wystarczy dobrze się do niego przygotować. Pomogliśmy w tym już ponad tysiącu firm. Opracowaliśmy własną metodykę i ścieżkę wdrożenia, którą prezentujemy poniżej.
1. Analiza obecnej sytuacji
Wszystko rozpoczyna się od dokładnego rozeznania obecnego stanu rzeczy.
Zakładamy, że planując wdrożenie systemu, znasz już budżet całego przedsięwzięcia. Znasz też średnie miesięczne koszty zarządzania majątkiem i narzędziami. Informacje te przydadzą Ci się do oceny efektywności zmian, które wdrożysz razem z nowym systemem, dlatego zwróć na nie uwagę. Oprócz tego:
Zidentyfikuj i opisz procesy zachodzące w obszarze, którego dotyczy wdrożenie nowego systemu (zarządzanie majątkiem, narzędziownia, magazyn, inwentaryzacja itd)
Sporządź Projekt Procesów Biznesowych, dzięki któremu ocenisz które procesy są optymalne, a które wymagają poprawy.
Przeprowadzenie wdrożenia programu Narzędziownia w opisany sposób minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, a przede wszystkim umożliwi Ci szybkie rozpoczęcie pracy z systemem i pełne wykorzystanie jego możliwości.
2. Przygotowanie do wdrożenia
Sukces zmian w dużej mierze zależy od dobrego przygotowania do nich ludzi i procesów.
Przede wszystkim poinformuj o planowanych zmianach wszystkie osoby, których ona dotyczy. Każdy pracownik powinien być świadomy nadchodzących działań. Następnie:
Pobierz Listę kontrolną wdrożenia, będącą swego rodzaju instrukcją krok po kroku co należy zrobić, aby wdrożenie przebiegło bez przeszkód.
Sprawdź wymagania sprzętowe i środowiskowe oprogramowania i współpracującego z nim sprzętu, aby instalacja i szkolenie przebiegały bez przeszkód.
Wyznacz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji w Systemie Narzędziownia. Zapewni jej możliwość należytego zapoznania się z programem oraz nowymi obowiązkami. Jeśli to możliwe, zwolnij ją na ten czas z innych, mniej istotnych obowiązków.
Wyznacz osobę odpowiedzialną za komunikację między nami a Twoim zespołem. Będzie ona przekazywać nam informacje oraz zgłaszać ewentualne problemy.
Przekaż nam, firmie dostarczającej system, kontakty do wszystkich użytkowników programu, w celu bieżącego informowania ich o nowych aktualizacjach, poprawkach i zmianach w programie.
3. Instalacja systemu
Instalacja oprogramowania, import danych i konfiguracja ustawień.
Instalacja systemu jest podzielona na następujące kroki:
Import danych – Jeśli posiadasz dane, które już na starcie zasiliłyby bazę danych Systemu Narzędziownia, to musisz je odpowiednio przygotować do importu. W tym celu udostępniamy specjalny szablon w formacie .xlsx. Uzupełniony plik przekaż nam przed rozpoczęciem instalacji oprogramowania.
Instalacja oprogramowania – Przekaż otrzymany od nas program instalacyjny swojemu informatykowi w celu zainstalowania na serwerze i komputerach.
Instalacja dodatkowych urządzeń – Jeśli system Narzędziownia jest wdrażany razem ze sprzętem (np. czytnikami, kolektorami danych, skanerami, itd), to po instalacji oprogramowania przeprowadzamy konfigurację urządzeń dodatkowych.
Konfiguracja – ostatnim etapem jest konfiguracja Systemu Narzędziownia i dostosowanie ustawień do wymagań użytkowników oraz specyfiki firmy.
4. Szkolenie
Poznaj dobrze system, żeby maksymalnie go wykorzystać.
Żaden system nie przyniesie Ci jakichkolwiek efektów, jeśli dobrze go nie poznasz, dlatego po instalacji przeprowadzimy Cię przez jego najważniejsze funkcje. Pomożemy Ci maksymalnie wykorzystywać go w praktyce i nauczysz się jego szybkiej obsługi.
Dzięki szkoleniu dowiesz się m.in. jak porządkować kartoteki magazynowe, jak importować dane, jak zorganizować obieg dokumentów, jak wykonywać rozliczenia w programie, czy analizować gromadzone dane, żeby na ich podstawie podejmować decyzje o dalszych usprawnieniach zarządzania majątkiem.
„Od wdrożenia Narzędziowni minęły ponad 2 lata. Terminowość prac wzrosła, niepotrzebne wydatki zostały wyeliminowane, pracownicy pracują sprzętem z aktualnymi przeglądami, a praca magazynierów stała się mniej uciążliwa.”
Bartłomiej Kozyro
Specjalista ds. zaopatrzenia w firmie Mandam
Aby szkolenie przyniosło jak najlepsze efekty:
Przygotuj odpowiednie warunki do jego przeprowadzenia (komputery, dostęp do sieci, zasilania, komunikatory, itd).
Wyznacz osoby, które wezmą udział w pełnym szkoleniu z obsługi systemu. Po przebytym szkoleniu nauczą one następnie obsługi programu pozostałych użytkowników systemu w Twojej firmie.
Przekaż dane uczestników szkolenia, w celu wystawienia certyfikatów.
Każdy kto wpisał się na listę obecności podczas szkolenia z Systemu Narzędziownia, otrzyma na swoją prośbę Zaświadczenie w PDF o jego pomyślnym ukończeniu.
5. Wsparcie powdrożeniowe
Pomoc w użytkowaniu systemu zawsze, kiedy tego potrzebujesz.
Po wdrożeniu i uruchomieniu systemu warto na bieżąco posiłkować się opracowanymi przez nas materiałami ułatwiającymi obsługę programu. Są to: instrukcja obsługi oraz lista Najczęściej zadawanych pytań. Możesz też skorzystać z filmów instruktażowych ułatwiających rozpoczęcie pracy z programem.
Oprócz wsparcia standardowego zachęcamy do korzystania ze wsparcia rozszerzonego, zawartego w Pakiecie APG (Aktualizacje, Pomoc, Gwarancja). Obejmuje on:
Stałą, indywidualną opiekę serwisową, dzięki której z każdym problemem możesz zwrócić się do nas po bezpośrednią pomoc.
Przedłużoną gwarancję prawidłowego działania wdrożonych systemów i programów.
Regularne aktualizacje zakupionych programów, dzięki którym będziesz miał pewność pracy na najnowszych wersjach oprogramowania.
Biuletyn informujący o nowościach w programie, nagrania wideo oraz praktyczne porady pomagające w wydajnej pracy z Narzędziownią.
6. Bezpieczeństwo i archiwizacja danych
Systematyczne i automatyczne tworzenie kopii zapasowych jest podstawą ochrony danych.
Zabezpiecz dane, przygotuj mechanizmy generowania kopii zapasowych, opracuj zasady przetwarzania i odzyskiwania danych. Wykonaj backupy danych zarówno już posiadanych (przed wdrożeniem), jak i proces ich tworzenia w nowym systemie.
Regularnie wykonuj kopie i eksport bazy danych. Przechowuj pliki w bezpiecznym miejscu, zarówno pod kątem infrastrukturalnym (dysk, komputer, chmura), jak i fizycznym (osobne pomieszczenie, budynek, archiwum).
Przetestuj odtworzenie sporządzanych kopii danych. Jeśli pliki zapasowe będą generowane w sposób niemożliwy do ewentualnego wykorzystania, to w razie potrzeby nic Ci z nich nie przyjdzie.
Kopie danych aktualnego stanu programu i bazy wykonuj również zawsze przed podjęciem prób jakichkolwiek napraw systemu.
Pobierz listę kontrolną wdrożenia systemu Narzędziownia
Chcesz poznać szczegółowy przebieg wdrożenia lub przygotować się do niego, żeby przebiegło szybciej i sprawniej? Wypełnij formularz i odbierz checklistę.
