Jak przebiega wdrożenie programu Narzędziownia?

Wdrożenie programu do zarządzania majątkiem firmy i gospodarką narzędziową nie musi być trudne. Wystarczy dobrze się do niego przygotować. Pomogliśmy w tym już ponad tysiącu firm. Opracowaliśmy własną metodykę i ścieżkę wdrożenia, którą prezentujemy poniżej.

1. Analiza obecnej sytuacji

Wszystko rozpoczyna się od dokładnego rozeznania obecnego stanu rzeczy.

Zakładamy, że planując wdrożenie systemu, znasz już budżet całego przedsięwzięcia. Znasz też średnie miesięczne koszty zarządzania majątkiem i narzędziami. Informacje te przydadzą Ci się do oceny efektywności zmian, które wdrożysz razem z nowym systemem, dlatego zwróć na nie uwagę. Oprócz tego:

Zidentyfikuj i opisz procesy zachodzące w obszarze, którego dotyczy wdrożenie nowego systemu (zarządzanie majątkiem, narzędziownia, magazyn, inwentaryzacja itd)

Sporządź Projekt Procesów Biznesowych, dzięki któremu ocenisz które procesy są optymalne, a które wymagają poprawy.

2. Przygotowanie do wdrożenia

Sukces zmian w dużej mierze zależy od dobrego przygotowania do nich ludzi i procesów.

Przede wszystkim poinformuj o planowanych zmianach wszystkie osoby, których ona dotyczy. Każdy pracownik powinien być świadomy nadchodzących działań. Następnie:

Pobierz Listę kontrolną wdrożenia, będącą swego rodzaju instrukcją krok po kroku co należy zrobić, aby wdrożenie przebiegło bez przeszkód.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji w Systemie Narzędziownia. Zapewni jej możliwość należytego zapoznania się z programem oraz nowymi obowiązkami. Jeśli to możliwe, zwolnij ją na ten czas z innych, mniej istotnych obowiązków.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za komunikację między nami a Twoim zespołem. Będzie ona przekazywać nam informacje oraz zgłaszać ewentualne problemy.

Przekaż nam, firmie dostarczającej system, kontakty do wszystkich użytkowników programu, w celu bieżącego informowania ich o nowych aktualizacjach, poprawkach i zmianach w programie.

3. Bezpieczeństwo i archiwizacja danych

Systematyczne i automatyczne tworzenie kopii zapasowych jest podstawą ochrony danych.

Zabezpiecz dane, przygotuj mechanizmy generowania kopii zapasowych, opracuj zasady przetwarzania i odzyskiwania danych. Wykonaj backupy danych zarówno już posiadanych (przed wdrożeniem), jak i proces ich tworzenia w nowym systemie.

Regularnie wykonuj kopie i eksport bazy danych. Przechowuj pliki w bezpiecznym miejscu, zarówno pod kątem infrastrukturalnym (dysk, komputer, chmura), jak i fizycznym (osobne pomieszczenie, budynek, archiwum).

Przetestuj odtworzenie sporządzanych kopii danych. Jeśli pliki zapasowe będą generowane w sposób niemożliwy do ewentualnego wykorzystania, to w razie potrzeby nic Ci z nich nie przyjdzie.

Kopie danych aktualnego stanu programu i bazy wykonuj również zawsze przed podjęciem prób jakichkolwiek napraw systemu.

4. Instalacja systemu

Instalacja oprogramowania, import danych i konfiguracja ustawień.

Instalacja systemu jest podzielona na następujące kroki:

Import danych – Jeśli posiadasz dane, które już na starcie zasiliłyby bazę danych Systemu Narzędziownia, to musisz je odpowiednio przygotować do importu. W tym celu udostępniamy specjalny szablon w formacie .xlsx. Uzupełniony plik przekaż nam przed rozpoczęciem instalacji oprogramowania.

Instalacja oprogramowania – Następnie wykonujemy instalację oprogramowania na wskazanych urządzeniach. W momencie instalacji importujemy przygotowane dane, aby w systemie zachowana została ciągłość danych.

Instalacja dodatkowych urządzeń – Jeśli system Narzędziownia jest wdrażany razem ze sprzętem (np. czytnikami, kolektorami danych, skanerami, itd), to po instalacji oprogramowania przeprowadzamy instalację urządzeń dodatkowych.

Konfiguracja – ostatnim etapem jest konfiguracja systemu i dostosowanie ustawień do wymagań użytkowników oraz specyfiki firmy.

5. Szkolenie

Poznaj dobrze system, żeby maksymalnie go wykorzystać.

Żaden system nie przyniesie Ci jakichkolwiek efektów, jeśli dobrze go nie poznasz, dlatego po instalacji przeprowadzimy Cię przez jego najważniejsze funkcje. Pomożemy Ci maksymalnie wykorzystywać go w praktyce i nauczysz się jego szybkiej obsługi.

Dzięki szkoleniu dowiesz się m.in. jak porządkować kartoteki magazynowe, jak importować dane, jak zorganizować obieg dokumentów, jak wykonywać rozliczenia w programie, czy analizować gromadzone dane, żeby na ich podstawie podejmować decyzje o dalszych usprawnieniach zarządzania majątkiem.

“Od wdrożenia Narzędziowni minęły ponad 2 lata. Terminowość prac wzrosła, niepotrzebne wydatki zostały wyeliminowane, pracownicy pracują sprzętem z aktualnymi przeglądami, a praca magazynierów stała się mniej uciążliwa.”

Bartłomiej Kozyro

Specjalista ds. zaopatrzenia w firmie Mandam

Aby szkolenie przyniosło jak najlepsze efekty:

Przygotuj odpowiednie warunki do jego przeprowadzenia (komputery, dostęp do sieci, zasilania, komunikatory, itd).

Wyznacz osoby, które wezmą udział w pełnym szkoleniu z obsługi systemu. Po przebytym szkoleniu nauczą one następnie obsługi programu pozostałych użytkowników systemu w Twojej firmie.

Przekaż dane uczestników szkolenia, w celu wystawienia certyfikatów.

Każdy uczestnik pełnego szkolenia z Systemu Narzędziownia otrzyma Zaświadczenie o jego pomyślnym ukończeniu.

Certyfikat ukończenia szkolenia z obsługi Narzędziowni

6. Wsparcie powdrożeniowe

Pomoc w użytkowaniu systemu zawsze, kiedy tego potrzebujesz.

Po wdrożeniu i uruchomieniu systemu warto na bieżąco posiłkować się opracowanymi przez nas materiałami ułatwiającymi obsługę programu. Są to: instrukcja obsługi oraz lista Najczęściej zadawanych pytańMożesz też skorzystać z filmów instruktażowych ułatwiających rozpoczęcie pracy z programem.

Oprócz wsparcia standardowego zachęcamy do korzystania ze wsparcia rozszerzonego, zawartego w Pakiecie APG (Aktualizacje, Pomoc, Gwarancja). Obejmuje on:

Stałą, indywidualną opiekę serwisową, dzięki której z każdym problemem możesz zwrócić się do nas po bezpośrednią pomoc.

Przedłużoną gwarancję prawidłowego działania wdrożonych systemów i programów.

Regularne aktualizacje zakupionych programów, dzięki którym będziesz miał pewność pracy na najnowszych wersjach oprogramowania.

Cykliczną weryfikację struktury bazy danych, która pozwoli zauważyć ewentualne błędy archiwizacji i w porę je usunąć.

Przeprowadzenie wdrożenia programu Narzędziownia w opisany sposób minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, a przede wszystkim umożliwi Ci szybkie rozpoczęcie pracy z systemem i pełne wykorzystanie jego możliwości.

Masz dalsze pytania dotyczące wdrożenia?

Skontaktuj się z naszymi specjalistami. Chętnie pomożemy Ci rozwiać wszystkie wątpliwości:

Tak, chcę otrzymywać newsletter. W każdej chwili będę mógł się wypisać.