Szkoła Podstawowa w Koźminie daje przykład jak zrobić inwentaryzację 8x szybciej
ZASIĘG WDROŻENIA
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
Jak wyglądała inwentaryzacja tradycyjną metodą?
Pomyłki przy wpisywaniu informacji
Stres związany z inwentaryzacją
Długi czas poświęcony na inwentaryzację
Przy tradycyjnej metodzie cały proces spisu z natury zajmował około 6 tygodni i wymagał odrywania pracowników od ich podstawowych obowiązków dydaktycznych i administracyjnych.
W Szkole Podstawowej w Koźminie Dyrekcja dba nie tylko o rozwój technologiczny swoich uczniów, lecz także o unowocześnienie metod zarządzania samą Szkołą. Pani Dyrektor Krystyna Sznycer spostrzegła, że inwentaryzowanie szkolnego majątku przy pomocy tradycyjnych papierowych kartotek jest bardzo niewdzięcznym zajęciem.
Jak wyglądała droga do zakupu programu?
W Szkole Podstawowej w Koźminie Dyrekcja dba nie tylko o rozwój technologiczny swoich uczniów, lecz także o unowocześnienie metod zarządzania samą Szkołą. Pani Dyrektor Krystyna Sznycer spostrzegła, że inwentaryzowanie szkolnego majątku przy pomocy tradycyjnych papierowych kartotek jest bardzo niewdzięcznym zajęciem.
W czasie pracy na papierowych arkuszach spisu z natury łatwo było o pomyłki przy wpisywaniu informacji. Znacznie trudniej było później zlokalizować źródło różnic inwentaryzacyjnych. Raz popełniony błąd prowadził szybko do kolejnych nieścisłości. Inwentaryzacja kojarzyła się zawsze z uciążliwym i stresującym obowiązkiem.
Co gorsza, przy tej metodzie cały proces spisu z natury zajmował około 6 tygodni i wymagał odrywania pracowników od ich podstawowych obowiązków dydaktycznych i administracyjnych.
Chcąc więc przyspieszyć i unowocześnić ewidencję około 900 środków trwałych składających się na majątek Szkoły, podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Szybka Inwentaryzacja autorstwa PWSK.
„Obsługa Szybkiej Inwentaryzacji okazała się łatwiejsza, niż przypuszczaliśmy. Program jest intuicyjny, a po jednym dniu szkolenia radzą sobie z nim nawet osoby bez doświadczenia w kontakcie z podobną technologią. PWSK dostarczyło nam także instrukcje oraz materiały pozwalające na bezproblemową pracę z systemem. W razie wątpliwości ich specjaliści rzetelnie i cierpliwie odpowiadali na nasze pytania”.
Dyrektor Krystyna Sznycer, Szkoła Podstawowa w Koźminie
Co zmieniliśmy w inwentaryzacji?
Szkoła Podstawowa w Koźminie wybrała program Szybka Inwentaryzacja w wersji Silver, wzbogacony o przenośny czytnik danych z programem Mobilna Inwentaryzacja. To zestaw przygotowany przez PWSK specjalnie z myślą o małych i średnich szkołach pozwalający na najbardziej komfortowy spis z natury.
Szkolenie z obsługi programu przeprowadził Pan Grzegorz Tuszy, specjalista PWSK ds. wdrożeń Inwentaryzacji w placówkach oświatowych. W ramach szkolenia zainstalował oprogramowanie oraz nauczył pracowników szkoły obsługi zarówno samego programu, jak i przenośnego czytnika danych używanego w spisie z natury oraz drukarki kodów kreskowych.
Nauka obsługi wszystkich elementów systemu zajęła jedynie kilka godzin. Przyszli użytkownicy systemu opanowali cały proces pomimo braku wcześniejszego kontaktu z tego typu programami.
Co zyskała szkoła w Koźminie dzięki zmianom?
Usunięcie błędów, które były w księgach inwentarzowych
2
Łatwe odnajdywanie środków trwałych
3
Oszczędność czasu - szybkie przygotowanie do inwentury
4
Wygodny spis z natury bez kabli
5
Inwentaryzacja bez pomyłek
Dzięki temu, że Mobilna Inwentaryzacja podpowiada, które przedmioty powinny znajdować się w danej sali, mieliśmy pewność, że niczego nie przeoczymy. W razie rzeczywistych braków lub nadmiaru sprzętu mogliśmy od razu wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji i przywrócić porządek.
Po zakończeniu elektronicznego spisu program sam wszystko rozliczył i automatycznie wygenerował wydruki z wynikami inwentaryzacji.
Wszystkie udogodnienia związane z wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji
poskutkowały jej skróceniem z 6 tygodni do 5 dni.
Jak wyglądała inwentaryzacja w innych firmach i instytucjach?
Szkoła podzieliła swój majątek na kilka stref na tzw. drzewku lokalizacji pomieszczeń. To umożliwia np. odfiltrowanie przedmiotów wyłącznie z wybranego piętra lub pomieszczenia. Pozwala też na oddzielenie środków trwałych należących do przedszkola.
W razie potrzeby w indywidualnej kartotece przedmiotu można dopisać dodatkowe informacje oraz dodać załącznik w postaci zdjęcia lub innego pliku.
Pracownicy Szkoły są zadowoleni, że wybrali to właśnie, przyszłościowe rozwiązanie. Przejrzystość działania całości oraz sposób przechowywania informacji o majątku sprawia, że z kolejną inwentaryzacją poradzi sobie nawet osoba wcześniej niewtajemniczona. Wcześniej, przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji byłoby to niemożliwe.
„Różnica w komforcie inwentaryzacji jest ogromna. Przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji cała procedura zajmowała około 6 tygodni. Obecnie pracownicy Szkoły potrafią się z nią uporać w zaledwie 5 dni.
Szkoła Podstawowa w Koźminie gorąco poleca Szybką Inwentaryzację jako bezproblemowe narzędzie do zarządzania środkami trwałymi, które sprawdzi się z pewnością w każdej szkole, niezależnie od rozmiaru”.
Dyrektor Krystyna Sznycer, Szkoła Podstawowa w Koźminie
