Jak Pyrzycki Dom Kultury krok po kroku wdraża Szybką Inwentaryzację?
Pyrzycki Dom Kultury to największy w województwie zachodniopomorskim dom kultury, który gromadzi w swoich murach ludzi zainteresowanych rozwojem kulturalnym, artystycznym, ale także poszukujących szeroko pojętej rozrywki. Prężny rozwój tej instytucji przyniósł ze sobą także nowe wyzwania oraz rosnącą liczbę środków trwałych do kontroli.
Sytuacja Klienta przed wyborem Szybkiej Inwentaryzacji
W budynku instytucji znajduje się wiele pomieszczeń i sprzętów różnej wielkości. Do największych należy profesjonalna sala widowiskowo-kinowo na 300 osób, młodzieżowa internetowa rozgłośnia radiowa, galeria sztuki oraz studio nagrań. Oprócz tego, do kontrolowania trzeba doliczyć także sale baletowe, garderobę strojów ludowych, sale dydaktyczne i salę bankietową.
W Pyrzyckim Domu Kultury rocznie odbywa 20 koncertów festiwalowych, 10 dużych zewnętrznych koncertów okazjonalnych, 40 koncertów wyjazdowych, kilkanaście występów kabaretowych i teatralnych, 6 wystaw zbiorowych. To ma ogromny wpływ na ilość ewidencjonowanych środków trwałych.
Inwentaryzacja przed wdrożeniem programu Szybka Inwentaryzacja była wykonywana tradycyjną metodą. Wszystko spisywane było ręcznie przez co zrobienie inwentaryzacji wcześniej było bardzo czasochłonne i zajmowało kilka dni. Pyrzycki Dom Kultury oddelegowywał kilka osób do wykonywania inwentaryzacji a musimy pamiętać, że osoby te musiały wykonywać często równorzędnie inne zadania wynikające z działalności instytucji co wydłużało cały proces.
Dlaczego Szybka Inwentaryzacja?
W budynku instytucji znajduje się wiele pomieszczeń i sprzętów różnej wielkości. Do największych należy profesjonalna sala widowiskowo-kinowo na 300 osób, młodzieżowa internetowa rozgłośnia radiowa, galeria sztuki oraz studio nagrań. Oprócz tego, do kontrolowania trzeba doliczyć także sale baletowe, garderobę strojów ludowych, sale dydaktyczne i salę bankietową.
W Pyrzyckim Domu Kultury rocznie odbywa 20 koncertów festiwalowych, 10 dużych zewnętrznych koncertów okazjonalnych, 40 koncertów wyjazdowych, kilkanaście występów kabaretowych i teatralnych, 6 wystaw zbiorowych. To ma ogromny wpływ na ilość ewidencjonowanych środków trwałych.
Inwentaryzacja przed wdrożeniem programu Szybka Inwentaryzacja była wykonywana tradycyjną metodą. Wszystko spisywane było ręcznie przez co zrobienie inwentaryzacji wcześniej było bardzo czasochłonne i zajmowało kilka dni. Pyrzycki Dom Kultury oddelegowywał kilka osób do wykonywania inwentaryzacji a musimy pamiętać, że osoby te musiały wykonywać często równorzędnie inne zadania wynikające z działalności instytucji co wydłużało cały proces.
“Motorem napędowym, który przesądził o konieczności wdrożenia nowego systemu był zupełny brak czasu na przeprowadzenie inwentaryzacji kolejny raz ręcznie.”
Krzysztof Oszczyk, specjalista ds. obsługi technicznej i kina
W Pyrzyckim Domu Kultury pracuje nieduży zespół, a do realizacji jest bardzo dużo obowiązków. Liczne wydarzenia kulturalne i zajęcia zajmują pracownikom na tyle dużo czasu, że robienie inwentaryzacji powinno przebiegać bez zaburzania ich codziennej pracy.
Jak na obecnym etapie wygląda wdrożenie programu?
Głównym celem trwającego wdrożenia jest prowadzenie ewidencji na bieżąco i rezygnacja z ksiąg i częściowo z papierowych dokumentów. Ogromną korzyścią, którą przewidujemy dla Pyrzyckiego Domu Kultury jest ułatwienie napraw gwarancyjnych dzięki zwiększonej czytelności numerów seryjnych.
W pyrzyckiej instytucji inwentaryzowane będzie wyposażenie meblowe, sprzęt elektroniczny, sprzęt akustyczny, oświetlenie oraz nagłośnienie sali widowiskowo – kinowej.
Jednak, poza samym procesem inwentaryzacji, Dom Kultury już teraz wykorzystuje Program Szybka Inwentaryzacja do przeprowadzania bieżącej kontroli zakupów realizowanych projektów.
Na ten moment pracownicy zgodnie stwierdzają, że program do inwentaryzacji jest przejrzysty i intuicyjny. Wyrażają także szczere zadowolenie z jego dotychczasowego funkcjonowania.
,,Wdrożenie jak każda duża zmiana organizacji pracy wymagała większej uwagi i chwilowego oderwania się od innych obowiązków jednak, jak oceniają pracownicy, dzięki prostej obsłudze programu bardzo łatwo było im wrócić do poprzedniego wprowadzania danych.”
Krzysztof Oszczyk, specjalista ds. obsługi technicznej i kina
Wkrótce Pyrzycki Dom Kultury będzie mógł pochwalić się pierwszymi długofalowymi skutkami współpracy z nami i naszym programem. W czasie trwania wdrożenia jesteśmy w stałym kontakcie z instytucją, której udzielamy niezbędnej pomocy i porad.
Z niecierpliwością oczekujemy na efekty po pierwszych 12 miesiącach pracy z programem, o których napiszemy na naszym blogu!
,,Najważniejszy jest pierwszy rok od wdrożenia, bo jest najbardziej intensywny jednak praca na bieżąco to czysta przyjemność do czego dążymy”
Krzysztof Oszczyk, specjalista ds. obsługi technicznej i kina
Jak wyglądała inwentaryzacja w innych firmach i instytucjach?
Sprawdź również:
