Jak powiodła się sztuka inwentaryzacji w chorzowskim Teatrze Rozrywki?
ZASIĘG WDROŻENIA
Co zyskał Teatr Rozrywki w Chorzowie po wprowadzeniu Szybkiej Inwentaryzacji?
Odświeżenie 100% numerów inwentarzowych
Problemy Teatru Rozrywki w Chorzowie przed wdrożeniem systemu
Teatr Rozrywki w Chorzowie zatrudnia około 100 ludzi. Miejsce to jest odwiedzane przez aż około 100 000 amatorów sztuki teatralnej, którzy mogą oglądać spektakle na dwóch scenach — jednej na 600 osób, drugiej na 100. Poza głównym gmachem Teatru należy pamiętać o tym, że inwenturze podlega (przede wszystkim) to, czego widz nie widzi, czyli o zapleczu: Biuro Obsługi Widzów, Dział Marketingu i Promocji, Dział Księgowości, pracownia krawiecka, ślusarska czy malarska.
Tradycyjne podejście do spisu z natury sprawiało, że za każdym razem proces ciągnął się nadmiernie długo. Dodatkowo pojawiały się błędy w spisie z natury, które są nieodłączne przy tradycyjnym podejściu do inwentaryzacji.
Nie pomagał fakt, że wiele przedmiotów widniało pod jedną pozycją. Kolejnym problemem są nadprogramowe przedmioty. Ktoś przynosi element scenografii i po jakimś czasie nie wiadomo, skąd ten element się wziął.
Jednak największy problem załodze Teatru w Chorzowie sprawiał brak połączenia oprogramowania księgowego Optima z programem i czytnikiem inwentaryzacyjnym.
„Jako instytucja jesteśmy zobligowani do wykonania w najbliższym czasie dużych i szczegółowych inwentaryzacji. Stąd też podjęliśmy decyzję o konieczności wdrożenia nowoczesnego systemu inwentaryzacyjnego.”
Teatr Rozrywki w Chorzowie
Teatr chorzowski zdecydował się na program Szybka inwentaryzacja, ponieważ spełniał wszystkie warunki do kompleksowego ewidencjonowania mienia.
Jak wyglądało wdrożenie programu?
Teatr Rozrywki w Chorzowie miał trudne zadanie przed sobą. Inwentura w teatrach jest specyficzna z powodu, chociażby komplementacji scenografii. Tagi RFID też nie mogą ingerować w walory artystyczne kostiumów i dekoracji, więc powinny być jak najbardziej dyskretne.
Dyrekcja postanowiła jednak usprawnić swój system i znaleźć kompleksowe rozwiązanie. Postawili na specjalistyczny program Szybka Inwentaryzacja wraz ze szkoleniem, integracją danych, oraz pakietem wsparcia technicznego APG.
Jak było na samym początku wdrożenia?
Przede wszystkim — jak wszystko, co nowe — program wzbudzał niepokój wśród załogi. Jednak wraz ze wzrostem świadomości pracowników spowodowanym szkoleniem ze wdrożeniowcem z zakresu funkcjonowania oprogramowania, szybko okazało się, że strach ma jedynie wielkie oczy. Program jest bardzo intuicyjny, każdy może się go szybko nauczyć.
„Mamy pozytywne wrażenia ze wdrożenia. Współpracę z Państwa pracownikami oceniamy jako bardzo dobrą, rzeczową i konkretną. Wszystko przebiega w miłej atmosferze.”
Teatr Rozrywki w Chorzowie
Jest ona szczególnie istotna, ponieważ w teatrach musi być rozwiązanie, które jest wszechstronne. Najczęściej poddawany spisowi z natury jest sprzęt taki jak:
sprzęt komputerowy, oświetlenie sceniczne, osprzęt akustyczny, wyposażenia biurowe, elementy wyposażenia technicznego obiektu, kostiumy, scenografie
„Wartością dodaną przy wdrożeniu oprogramowania jest fakt, iż pracownicy mogą poznać i nauczyć się sposobu funkcjonowania technologii cyfrowych. Zdobytą wiedzę i umiejętności mogą wykorzystać w przyszłości.”
Teatr Rozrywki w Chorzowie
Co zmieniło się w Teatrze po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji?
Po wprowadzeniu Szybkiej Inwentaryzacji, Teatrowi Rozrywki w Chorzowie udało się uporządkować ewidencję środków trwałych i wyposażenia. Było to wyzwanie, które do tej pory sprawiało duży kłopot i angażowało około 10 pracowników, powodując nadmiar obowiązków, stres i stratę czasu na pozornie proste czynności.
Od momentu wdrożenia system zapewnia szybki dostęp do kartotek ewidencyjnych, dzięki czemu mają bieżący wgląd w stan środków trwałych i mają pewność, że wszystko mają pod kontrolą. Pracownicy mogą w łatwy sposób wyszukać wszystkie informacje powiązane z elementem wyposażenia lub środka trwałego. Lokalizacja, osoba odpowiedzialna, dokument zakupu, etc. nie jest już teraz tajemnicą.
Jakie największe korzyści widzą pracownicy Teatru Rozrywki w Chorzowie od momentu wprowadzenia?
Pojawiły się nowe, optymalne procesy inwentarzowe, które ułatwiają cały spis z natury
Teatr “oczyścił się” ze zbędnych środków trwałych i elementów wyposażenia
Nowoczesne oprogramowanie oraz sprzęt inwentaryzacyjny będą pomagać jeszcze przez długie lata.
Rozwiązanie bez problemu sprawdzi się w innych teatrach i ośrodkach kultury. Najlepszym tego przykładem są te słowa.
„Polecilibyśmy Państwa rozwiązanie innym instytucjom kultury ze względu na fakt, iż rozwiązanie jest kompleksowe oraz jest elastyczne, co sprawia, że można je dobrowolnie dopasować do własnych potrzeb.”
Teatr Rozrywki w Chorzowie
Dowiedz się, jak odmienić swoją gospodarkę narzędziową
- Jak usprawnić gospodarkę narzędziową bez zatrudniania dodatkowych osób
- Jakie są sprawdzone sposoby na zwiększenie kontroli nad majątkiem firmy
