30 razy krótsza inwentaryzacja w Galerii Bielskiej BWA
z Szybką Inwentaryzacją RFID

galeria-bielska-bwa-wdrozenie-inwentaryzacji-rfid

Galeria Bielska BWA jest miejską galerią promującą najciekawsze zjawiska sztuki współczesnej – od malarstwa i grafiki, po fotografię, performans, instalacje i sztukę nowych mediów. Prezentuje wystawy, festiwale i akcje w przestrzeni publicznej. Współpracuje z instytucjami kultury, galeriami, akademiami sztuk pięknych i uniwersytetami w Polsce i za granicą, a także organizuje programy międzynarodowych rezydencji artystycznych.

Wyzwania inwentaryzacji

Galeria mierzyła się z problemem inwentaryzacji oraz ewidencji ponad 1600 eksponatów (obrazów, książek, ceramiki, fotografii, rysunków, płaskorzeźb, tkanin) i środków trwałych (sprzętu komputerowego, mebli). Przy inwentaryzacji każdego eksponatu czy sprzętu biurowego konieczne było odszukanie na przedmiocie numeru inwentarzowego, a następnie ręcznie wprowadzenie informacji do papierowych arkuszy inwentarzowych, co znacząco wydłużało czas poświęcany na ewidencję i czyniło go bardzo żmudnym.

Najwięcej trudności przysparzała inwentaryzacja grafik oraz prac artystycznych, przechowywanych w większych ilościach w specjalnych teczkach. Każdorazowo trzeba było taką teczkę wyjąć, otworzyć i delikatnie przeglądać jej zawartość (ryzykując przy tym uszkodzeniem pracy) w celu znalezienia numeru inwentarzowego.

Wdrożone rozwiązanie

Aby przyspieszyć i unowocześnić proces inwentaryzacji Galeria Bielska BWA zdecydowała się wdrożyć system Szybka Inwentaryzacja. Galeria wybrała system PWSK, bo jest oparty na technologii RFID i pozwala na szybkie przeskanowanie całego pomieszczenia. Umożliwia także automatyczne wygenerowanie arkuszy inwentaryzacyjnych. Co więcej, łatwo można w nim wyszukać położenie oraz informacje o konkretnej pozycji, co ma szczególne znaczenie w kontekście dzieł sztuki.

Mała wersja logo Galerii Bielskiej BWA

„Polecamy wdrożenie rozwiązania PWSK, zwłaszcza instytucjom mającym dużą kolekcję dzieł sztuki. Szybka Inwentaryzacja niesamowicie skraca czas potrzebny na inwentaryzację tych dzieł, jak i wyposażenia. Dodatkowo bardzo pomocna jest opcja znalezienia konkretnego dzieła w magazynie pełnym innych dzieł sztuki”.

Jakub Osiewicz, starszy referent d.s. administracyjno-technicznych, Galeria Bielska BWA

Wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji polegało na oznaczeniu wszystkich muzealiów oraz pozostałego asortymentu etykietami (chipami) RFID. Następnie, przy użyciu Modułu Importu Danych zaimportowano dane do kartotek inwentarzowych programu Szybka Inwentaryzacja. Automatyczny import znacznie przyspieszył rozpoczęcie pracy z programem, eliminując konieczność ręcznego zakładania kartotek oraz wprowadzania danych.

Wdrożeniu towarzyszyło szkolenie przeprowadzone przez Krzysztofa Kaczmarczyka, Głównego Wdrożeniowca PWSK. Kilka godzin szkolenia wystarczyło, aby pracownicy Galerii nauczyli się obsługi systemu Szybka Inwentaryzacja.

Efekty pracy z Szybką Inwentaryzacją

Wykorzystywane przez system etykiety RFID pozwalają trwale i bezpiecznie oznakować dzieła sztuki. Czytnik RFID odczytujący etykiety sczytuje je na odległość, bez konieczności wycelowania czytnika bezpośrednio w chipa. To daje dużą dowolność przy wyborze miejsce oznakowania eksponatu etykietą oraz pozwala na zeskanowanie wszystkich przedmiotów wyłącznie przez obejście danego pomieszczenia. Skończył się odwieczny problem z odszukiwaniem każdego numeru inwentarzowego, co było bardzo czasochłonne i męczące dla komisji spisowej.

Odczytywanie zbliżeniowych etykiet RFID w praktyce

Skanowanie etykiet inwentaryzacyjnych czytnikiem RFID

RFID rozwiązało problem inwentaryzacji prac przechowywanych masowo w teczkach. Po wdrożeniu systemu należy tylko wyjąć teczkę i zbliżyć do niej czytnik. Ku zaskoczeniu samych pracowników Galerii, to wystarczy do poprawnego odczytu każdej z prac znajdujących się w teczce, nawet przy dużej liczbie grafik. A to wszystko bez jej otwierania i ryzykowania uszkodzeniem prac.

Mała wersja logo Galerii Bielskiej BWA

„Kiedyś, żeby przeprowadzić inwentaryzację np. dzieł sztuki, trzeba było z osobna obejrzeć każdy z ponad tysiąca eksponatów, aby odszukać numer inwentarzowy i zweryfikować, że jest na stanie. Przyjmując nawet minutę na sprawdzenie jednego dzieła, przy tysiącu sztuk, daje to ponad 16,5 godziny.

Po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji jest to kwestia przejścia się po Galerii z czytnikiem, co zajmuje około 30 minut, a dokumenty są automatycznie generowane, co jeszcze bardziej przyspiesza pracę”.

Jakub Osiewicz, starszy referent d.s. administracyjno-technicznych, Galeria Bielska BWA

Pracownicy Galerii operujący systemem przyznają, że wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji oraz technologii RFID było trafionym pomysłem i przyspieszyło wszystkie czynności związane z inwentaryzacją.

System eliminuje konieczność szukania każdej pozycji z osobna oraz ręcznego wprowadzania danych do papierowych arkuszy inwentaryzacyjnych, które zostały zastąpione automatycznie generowanymi arkuszami elektronicznymi. Szybka Inwentaryzacja pozwala błyskawicznie odszukać konkretny eksponat w magazynie pełnym innych dzieł sztuki oraz ogranicza ilość gromadzonej papierowej dokumentacji.

Metryka klienta

KLIENT:
Galeria Bielska BWA
ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI:
1975
ZASIĘG WDROŻENIA:
– około 1 650 eksponatów i środków trwałych
CZAS WDROŻENIA:
październik 2020
WDROŻONE ROZWIĄZANIA:
Szybka Inwentaryzacja w wersji Gold, Moduł RFID, Moduł Importu Danych
OSIĄGNIĘTE REZULTATY:

30x szybsza inwentaryzacja dzieł sztuki

– Błyskawiczne odszukanie konkretnego eksponatu w magazynie pełnym innych muzealiów

Automatyczne generowanie arkuszy inwentaryzacyjnych

Ograniczenie papierowej dokumentacji

Umów bezpłatny pokaz zdalny Szybkiej Inwentaryzacji i przekonaj się jak wdrożenie zmieni inwentaryzację w Twojej instytucji



Zobacz też inne nasze wdrożenia