Pobierz przewodnik po inwenturze
SKLEP
ZALOGUJ
Szukaj

Protokół kasacji sprzętu – wzór do pobrania i jak przeprowadzić kasację

Stary laptop w szafie, drukarka, której nie opłaca się naprawiać, wiertarka po upadku z rusztowania. Każdy taki sprzęt nadal figuruje w ewidencji, dopóki ktoś formalnie go nie skasuje. Protokół kasacji (nazywany też protokołem likwidacji) dokumentuje, że sprzęt został wycofany z użycia i usunięty, i jest podstawą do wykreślenia go z ewidencji. Niżej znajdziesz darmowy wzór, różnice między kasacją, likwidacją i utylizacją oraz kroki kasacji sprzętu elektronicznego.

Pobierz darmowy wzór protokołu kasacji

Ten sam wzór służy do kasacji sprzętu i likwidacji środka trwałego.

Program Szybka Inwentaryzacja zliczy majątek w biurze lub w magazynie i sporządzi protokół likwidacji (kasacji) sprzętu.

Kasacja, likwidacja, utylizacja – czym się różnią?

Przepisy nie definiują osobno kasacji. Te trzy słowa opisują jednak różne rzeczy, a w dokumentach warto używać ich świadomie:

PojęcieCo oznacza w praktyceCzym się dokumentuje
Likwidacja środka trwałegoWycofanie środka trwałego z używania i z ewidencji – decyzja, fizyczne usunięcie i wykreślenie z ksiąg.Protokół likwidacji z załącznikami
Kasacja sprzętuZwyczajowa nazwa likwidacji zużytego sprzętu, najczęściej IT, elektroniki, narzędzi lub wyposażenia.Protokół kasacji (inna nazwa protokołu likwidacji)
Utylizacja / zniszczenieFizyczne pozbycie się sprzętu: przekazanie odbiorcy odpadów, zezłomowanie, zniszczenie nośników danych.Dokument od odbiorcy, np. karta przekazania odpadów lub potwierdzenie zniszczenia, dołączony do protokołu


Kasacja to więc zwykle likwidacja w szczególnym przypadku: sprzętu, przy którym trzeba dodatkowo zadbać o dane i elektroodpady. Pełną procedurę likwidacji środka trwałego opisujemy na stronie protokół likwidacji środka trwałego i wyposażenia.

Jak przeprowadzić kasację sprzętu krok po kroku

  1. Oceń stan sprzętu. Stan techniczny powinna ocenić osoba z odpowiednimi kwalifikacjami albo serwis. Opinia przyda się jako załącznik do protokołu.

  2. Podejmij decyzję i powołaj komisję. O kasacji decyduje kierownik jednostki lub właściciel. Komisja potwierdza stan sprzętu i ustala, czy zostały części do dalszego użytku.

  3. Usuń dane z nośników. Komputery, telefony, tablety, a często też drukarki i urządzenia wielofunkcyjne przechowują dane, w tym dane osobowe. Przed przekazaniem sprzętu dane trzeba trwale usunąć albo zniszczyć nośnik. Sposób zależy od polityki bezpieczeństwa firmy – ustal go z działem IT lub inspektorem ochrony danych.

  4. Sporządź protokół kasacji. Wpisz sprzęt, przyczynę i sposób kasacji, odzyskane części i informację o usunięciu danych. Protokół podpisuje komisja i zatwierdza kierownik.

  5. Przekaż elektroodpady uprawnionemu odbiorcy. Zużytego sprzętu elektronicznego nie wyrzuca się do zwykłych odpadów. Oddaje się go podmiotowi uprawnionemu do zbierania lub przetwarzania elektroodpadów, a dokument przekazania dołącza do protokołu.

  6. Wykreśl sprzęt z ewidencji. Na podstawie protokołu sprzęt znika z ewidencji majątku, a księgowość rozlicza likwidację.

Co wpisać w protokół kasacji sprzętu?

  • nazwę jednostki, miejsce i datę sporządzenia, numer protokołu,
  • skład komisji,
  • nazwę sprzętu, numer inwentarzowy i – przy elektronice – numer seryjny,
  • przyczynę kasacji, np. awaria, zużycie, nieopłacalność naprawy, przestarzały sprzęt,
  • sposób kasacji i odbiorcę odpadów,
  • informację o usunięciu danych lub zniszczeniu nośnika,
  • części odzyskane do dalszego użytku albo adnotację, że ich nie ma,
  • podpisy komisji, zatwierdzenie kierownika i listę załączników.

Jeśli sprzęt jest w ewidencji prowadzonej w programie Szybka Inwentaryzacja albo System Narzędziownia®, protokół kasacji drukujesz z programu. Dane sprzętu są już w kartotece, więc nie przepisujesz ich ręcznie.

Pobierz demo Szybkiej Inwentaryzacji

Pobierz demo

Sprawdź demo Systemu Narzędziownia®

Demo Narzędziowni

Co wpisać w protokół kasacji sprzętu?

Jeśli sprzęt jest w ewidencji prowadzonej w programie Szybka Inwentaryzacja albo System Narzędziownia® albo Program Magazynowy, protokół kasacji drukujesz z programu. Dane sprzętu są już w kartotece, więc nie przepisujesz ich ręcznie.

Najczęstsze pytania o kasację sprzętu

W praktyce tak. To dwie nazwy tego samego dokumentu. „Protokół kasacji” częściej pojawia się przy sprzęcie i wyposażeniu, „protokół likwidacji” przy środkach trwałych. Ważna jest treść: co wycofano, dlaczego, w jaki sposób i kto to potwierdził.
Członkowie komisji, która oceniła sprzęt i była przy kasacji, a zatwierdza go kierownik jednostki lub właściciel firmy. Jeśli stan sprzętu oceniał serwis, jego opinię dołącza się jako załącznik.
Przed oddaniem sprzętu dane trzeba trwale usunąć albo zniszczyć nośnik, np. dysk. Samo usunięcie plików albo szybkie formatowanie zwykle nie usuwa danych trwale. Informację o usunięciu danych warto wpisać w protokół, a potwierdzenie zniszczenia nośnika od firmy zewnętrznej dołączyć jako załącznik.

Sprawdź również: