W zależności od tego z jakim typem magazynu mamy do czynienia, można przyjąć różne strategie zarządzania. Magazyny w firmach produkcyjnych możemy podzielić na kilka rodzajów ze względu na składowane w nich elementy:
Do ostatniej grupy magazynów zaliczamy wszystkie te, które wspierają działalność firmy, ale nie są w nich przechowywane materiały bezpośrednio wykorzystywane do produkcji, czy sprzedaży. Mamy tu na myśli na przykład:
O ile organizacja magazynów produkcyjnych i sprzedażowych w wielu firmach jest bardzo często na wysokim poziomie, to jednostki specjalne nierzadko pozostają zaniedbane, co generuje stosunkowo wysokie koszty zarządzania. A przecież magazyny te są równie kluczowe dla całego procesu produkcyjno-logistycznego. Jak zatem obniżyć koszty ich obsługi i jednocześnie usprawnić ich działanie?
Jak zarządzać stanami minimalnymi w magazynie narzędzi, części zamiennych, czy środków BHP?
Przede wszystkim bez względu na rodzaj magazynu, który chcemy zoptymalizować, należy przeprowadzić dokładną analizę jego specyfiki i materiałów, które są w nich składowane. Do najważniejszych analizowanych czynników zaliczamy:
Analiza tych elementów pozwoli nam określić jakie powinniśmy przyjąć limity stanów minimalnych, aby nie doprowadzić do sytuacji zupełnego lub zbyt długiego braku danego sprzętu w magazynie. Dzięki temu łatwiej będzie zarządzać również planowaniem zakupów i zapotrzebowaniem.
Przykładowo, ustalając minimalny stan narzędzia, (np. wiertła danego typu) trzeba określić:
czy narzędzie istotnie wpływa na działalność produkcyjną, a więc jego krytyczność (np. bez narzędzia proces produkcyjny jest całkowicie zatrzymany – wysoka krytyczność; bez narzędzia wystąpią małe/duże opóźnienia – średnia krytyczność, brak narzędzia powoduje nieznaczne opóźnienia lub nie wpływa na przebieg produkcji – niska krytyczność).
Po takiej analizie zdecydowanie łatwiej będziesz mógł określić minimalny zapas magazynowy, który pozwoli utrzymać ciągłość pracy. Gdy poziom zapasów spadnie do wyznaczonej ilości powinieneś otrzymywać sygnał o konieczności ich uzupełnienia, a więc złożenia zamówienia. Pomocny w tym będzie odpowiedni system do zarządzania magazynem.
Zarządzanie magazynem narzędzi i części zamiennych w systemie “min-max”
Określenie stanów minimalnych powinno również iść w parze z przyjęciem maksymalnych stanów magazynowych, jakie firma jest w stanie utrzymywać. Przedział “min-max” umożliwi nie tylko lepszą kontrolę posiadanych zasobów, ale także planowanie zakupów oraz planowanie wielkości i czasu zamówień.
Gdy już znasz poziomy stanów minimalnych w swoich magazynach zastanów się którą przyjąć metodę ich uzupełniania. Wyróżniamy dwa systemy planowania magazynowego: okresowy oraz ilościowy.
Okresowy system zarządzania zapasami magazynowymi – stały okres dostawy
Ta metoda zakłada, że zamówienia materiałów są składane w jednakowych odstępach czasu. Najpierw wyznacza się okres zamówień (np. co 2 miesiące), a następnie w tym czasie składa się zamówienia materiałów bez względu na aktualny stan magazynowy.
W tym podejściu zapasy magazynowe są najczęściej uzupełniane do maksymalnego poziomu. Stały jest zatem okres dostawy, ale różne będą ilości zamawianych materiałów, w zależności od pozostałego stanu magazynowego.
Ilościowy system zarządzania zapasami magazynowymi – stała wielkość dostawy
Drugie podejście zakłada składanie zamówień zawsze na taką samą ilość materiałów, w czasie gdy stan magazynowy spadnie do wyznaczonego wcześniej minimalnego limitu zapasów.
W tym podejściu wyznacznikiem zamówienia jest zatem stan magazynowy, a nie okres zamówień. Minimalny stan zapasów wyznacza się na podstawie czasu realizacji zamówienia i zużycia zasobów oraz zapotrzebowania, o których pisaliśmy wyżej.
Monitorowanie stanów minimalnych i maksymalnych w praktyce
Analiza rodzajów i charakteru asortymentu przechowywanego w magazynie oraz ustalenie pożądanych stanów minimalnych i maksymalnych rozwiązuje problem w teorii.
Jak jednak przenieść tę wiedzę na praktykę?
Branżowym standardem stały się skomputeryzowane systemy do zarządzania magazynem. Systemy te opierają się na bazie danych składającej się z kartotek zawierających szczegółowe informacje na temat przedmiotów znajdujących się w magazynach; ich położeniu, liczebności, historii obrotu, obecnych statusach i licznych innych parametrach.
Wiele systemów magazynowych posiada również funkcjonalność związaną z zarządzeniem stanami minimalnymi; pozwalają na nieustanne monitorowanie stanów minimalnych i maksymalnych dzięki alertom, które są wysyłane do pracowników w momencie, gdy któraś z tych wartości zostaje przekroczona.
Część systemów pozwala również na przeprowadzenie inwentaryzacji, a niektóre dodatkowo ułatwiają zakupy poprzez automatyzację sporządzania zapotrzebowań oraz zamówień.
Podsumowując
Zarządzanie stanami minimalnymi w firmowych magazynach to złożone zagadnienie, które nieumiejętnie prowadzone często jest źródłem opóźnień i strat finansowych. Jednak wykorzystując współczesną technologię możemy zaprowadzić porządek, przyspieszyć proces zamówień oraz zaoszczędzić firmie wiele wydatków.
