W związku z zagrożeniem koronawirusem przeszliśmy w tryb pracy zdalnej, jednak nasza oferta i usługi pozostają bez zmian. Zapraszamy do kontaktu: +48 502 345 656.

Jak zarządzać stanami minimalnymi i zapasami magazynowymi?

Każde przedsiębiorstwo prowadzące działalność produkcyjno-handlową posiada różne typy magazynów, które wymagają efektywnej organizacji. Zarządzanie zapasami i stanami minimalnymi to krytyczne czynniki ważne w kontekście zachowania ciągłości produkcji, jak i sprzedaży. Z tego tekstu dowiesz się na co należy zwrócić szczególną uwagę.
Zarządzanie stanami minimalnymi i zapasami w magazynie

W zależności od tego z jakim typem magazynu mamy do czynienia, można przyjąć różne strategie zarządzania. Magazyny w firmach produkcyjnych możemy podzielić na kilka rodzajów ze względu na składowane w nich elementy:

magazyn surowców,
magazyn półproduktów,
magazyn wyrobów gotowych,
magazyny dostawcze,
magazyny specjalne.

Do ostatniej grupy magazynów zaliczamy wszystkie te, które wspierają działalność firmy, ale nie są w nich przechowywane materiały bezpośrednio wykorzystywane do produkcji, czy sprzedaży. Mamy tu na myśli na przykład:

magazyn części zamiennych,
magazyn narzędzi,
magazyn środków i odzieży BHP.

O ile organizacja magazynów produkcyjnych i sprzedażowych w wielu firmach jest bardzo często na wysokim poziomie, to jednostki specjalne nierzadko pozostają zaniedbane, co generuje stosunkowo wysokie koszty zarządzania. A przecież magazyny te są równie kluczowe dla całego procesu produkcyjno-logistycznego. Jak zatem obniżyć koszty ich obsługi i jednocześnie usprawnić ich działanie?

Jak zarządzać stanami minimalnymi w magazynie narzędzi, części zamiennych, czy środków BHP?

Przede wszystkim bez względu na rodzaj magazynu, który chcemy zoptymalizować, należy przeprowadzić dokładną analizę jego specyfiki i materiałów, które są w nich składowane. Do najważniejszych analizowanych czynników zaliczamy:

charakter składowanych materiałów (ich wielkość, przeznaczenie, terminy przydatności do użycia itd.),
rotację materiałów,
terminy realizacji dostaw,
ilość i wielkość zamówień,
średnie zużycie składowanych zasobów,
krytyczność poszczególnych zasobów dla ciągłości działań firmy.

Analiza tych elementów pozwoli nam określić jakie powinniśmy przyjąć limity stanów minimalnych, aby nie doprowadzić do sytuacji zupełnego lub zbyt długiego braku danego sprzętu w magazynie. Dzięki temu łatwiej będzie zarządzać również planowaniem zakupów i zapotrzebowaniem.

Przykładowo, ustalając minimalny stan narzędzia, (np. wiertła danego typu) trzeba określić:

jego rozmiary, lub rozmiary paczki z całym zestawem, żeby wiedzieć ile maksymalnie sztuk jesteśmy w stanie przechować (poziom max),
ile osób wykorzystuje dane narzędzie w codziennej pracy, a ile osób korzysta z niego sporadycznie,
jak często pracownicy pobierają i oddają narzędzie (rotacja),
jak szybko narzędzie się zużywa i konieczna jest wymiana na nowe,
ile sztuk narzędzia możesz jednorazowo zamówić,
ile trwa dostawa narzędzia od momentu zamówienia,

czy narzędzie istotnie wpływa na działalność produkcyjną, a więc jego krytyczność (np. bez narzędzia proces produkcyjny jest całkowicie zatrzymany – wysoka krytyczność; bez narzędzia wystąpią małe/duże opóźnienia – średnia krytyczność, brak narzędzia powoduje nieznaczne opóźnienia lub nie wpływa na przebieg produkcji – niska krytyczność).

Po takiej analizie zdecydowanie łatwiej będziesz mógł określić minimalny zapas magazynowy, który pozwoli utrzymać ciągłość pracy. Gdy poziom zapasów spadnie do wyznaczonej ilości powinieneś otrzymywać sygnał o konieczności ich uzupełnienia, a więc złożenia zamówienia. Pomocny w tym będzie odpowiedni system do zarządzania magazynem.

Zarządzanie magazynem narzędzi i części zamiennych w systemie “min-max”

Określenie stanów minimalnych powinno również iść w parze z przyjęciem maksymalnych stanów magazynowych, jakie firma jest w stanie utrzymywać. Przedział “min-max” umożliwi nie tylko lepszą kontrolę posiadanych zasobów, ale także planowanie zakupów oraz planowanie wielkości i czasu zamówień.

Gdy już znasz poziomy stanów minimalnych w swoich magazynach zastanów się którą przyjąć metodę ich uzupełniania. Wyróżniamy dwa systemy planowania magazynowego: okresowy oraz ilościowy.

Okresowy system zarządzania zapasami magazynowymi – stały okres dostawy

Ta metoda zakłada, że zamówienia materiałów są składane w jednakowych odstępach czasu. Najpierw wyznacza się okres zamówień (np. co 2 miesiące), a następnie w tym czasie składa się zamówienia materiałów bez względu na aktualny stan magazynowy.

W tym podejściu zapasy magazynowe są najczęściej uzupełniane do maksymalnego poziomu. Stały jest zatem okres dostawy, ale różne będą ilości zamawianych materiałów, w zależności od pozostałego stanu magazynowego.

Ilościowy system zarządzania zapasami magazynowymi – stała wielkość dostawy

Drugie podejście zakłada składanie zamówień zawsze na taką samą ilość materiałów, w czasie gdy stan magazynowy spadnie do wyznaczonego wcześniej minimalnego limitu zapasów.

W tym podejściu wyznacznikiem zamówienia jest zatem stan magazynowy, a nie okres zamówień. Minimalny stan zapasów wyznacza się na podstawie czasu realizacji zamówienia i zużycia zasobów oraz zapotrzebowania, o których pisaliśmy wyżej.

Monitorowanie stanów minimalnych i maksymalnych w praktyce

Analiza rodzajów i charakteru asortymentu przechowywanego w magazynie oraz ustalenie pożądanych stanów minimalnych i maksymalnych rozwiązuje problem w teorii.
Jak jednak przenieść tę wiedzę na praktykę?

Branżowym standardem stały się skomputeryzowane systemy do zarządzania magazynem. Systemy te opierają się na bazie danych składającej się z kartotek zawierających szczegółowe informacje na temat przedmiotów znajdujących się w magazynach; ich położeniu, liczebności, historii obrotu, obecnych statusach i licznych innych parametrach.

Wiele systemów magazynowych posiada również funkcjonalność związaną z zarządzeniem stanami minimalnymi; pozwalają na nieustanne monitorowanie stanów minimalnych i maksymalnych dzięki alertom, które są wysyłane do pracowników w momencie, gdy któraś z tych wartości zostaje przekroczona.

Część systemów pozwala również na przeprowadzenie inwentaryzacji, a niektóre dodatkowo ułatwiają zakupy poprzez automatyzację sporządzania zapotrzebowań oraz zamówień.

Podsumowując

Zarządzanie stanami minimalnymi w firmowych magazynach to złożone zagadnienie, które nieumiejętnie prowadzone często jest źródłem opóźnień i strat finansowych. Jednak wykorzystując współczesną technologię możemy zaprowadzić porządek, przyspieszyć proces zamówień oraz zaoszczędzić firmie wiele wydatków.

Przeczytaj także:

Gospodarka magazynowa w firmie - darmowy ebook

Sprawdź czy
Program Narzędziownia
jest dla Ciebie!

  • Pobierz demo programu w wersji 7.0
  • Odbierz ebooka i poznaj wypróbowane praktyki zarządzania majątkiem.