Jak zorganizować gospodarkę narzędziową?

Gospodarka narzędziowa bezpośrednio oddziałuje na koszty i wpływa na cały system produkcyjny. Firmy wydają od kilku do kilkuset tysięcy złotych miesięcznie na narzędzia i materiały. Dobra organizacja gospodarki narzędziowej pozwala wypracować oszczędności rzędu 5-40%.

Dlaczego gospodarka narzędziowa jest tak ważna?

Narzędzia są nieodłącznym elementem każdej firmy produkcyjnej. Odpowiednie zarządzanie nimi ma kluczowe znaczenie dla prowadzonej działalności z co najmniej dwóch powodów:
są generatorem stałych, comiesięcznych kosztów związanych z ich utrzymaniem, które mogą istotnie obniżać wyniki finansowe firmy;
mogą powodować dotkliwe przestoje w produkcji doprowadzające do opóźnień i obniżające moce przerobowe, jeśli gospodarowanie nimi jest nieefektywne.
Podstawowym celem gospodarki narzędziowej jest bieżące zaopatrywanie stanowisk roboczych w niezbędne narzędzia w odpowiednim stanie technicznym, przy jak najniższym koszcie.

Korzyści zoptymalizowanej gospodarki narzędziowej

Dobrze zorganizowana gospodarka narzędziowa odczuwalnie zmniejsza koszty produkcji. Wdrażając system do zarządzania narzędziami, wiele przedsiębiorstw redukuje wydatki związane z utrzymaniem magazynów narzędziowych nawet o 30-40%. Ponadto, optymalizacja gospodarki narzędziowej pomaga:
zwiększyć rotację i dostępność narzędzi,
zminimalizować przestoje wynikające z niedostępności narzędzi,
łatwiej i szybciej lokalizować potrzebny sprzęt (czy to w magazynie, czy wśród użytkowników),
poprawić analizę informacji o narzędziach i stanach magazynowych,
efektywniej planować zakupy, a także
przeprowadzać zawsze na czas przeglądy techniczne i certyfikaty narzędzi.

Najczęstsze problemy występujące w gospodarce narzędziowej. Na co szczególnie trzeba zwrócić uwagę?

Zanim rozpoczniesz optymalizację obiegu narzędzi w swojej firmie produkcyjnej (i dowolnej innej), musisz wiedzieć, co generuje największe problemy. To one będą źródłem największych oszczędności.
brak ewidencji w gospodarce narzędziowej

Brak ewidencji narzędzi i sprzętu

Podstawowy błąd, jaki wciąż powiela całkiem pokaźna grupa przedsiębiorstw to brak prowadzenia rzetelnej ewidencji. Bez niej ciężko mówić o możliwości jakiejkolwiek poprawy. Trudno jest też kontrolować stany magazynowe i bieżące użycie sprzętu na konkretnych stanowiskach roboczych.

zdublowane zakupy w gospodarce narzędziowej

Niepotrzebne, nadmiarowe i zdublowane zakupy narzędzi i sprzętu

Zbędne wydatki to drugi z najpoważniejszych problemów narzędziowni i gospodarek narzędziowych w polskich firmach.

Zawyżone koszty wynikają najczęściej ze wspomnianego braku ewidencji narzędzi, z braku analizy zużycia sprzętu, braku kontroli nad zapotrzebowaniem, oraz z braku planowania zakupów. Centralizacja i regularność zakupów pomagają znacznie zredukować te koszty.

kradzieże narzędzi i sprzętu w firmach

Kradzieże i nieuzasadnione zużycie

Dużym problemem pozostaje bezkarność użytkowników narzędzi i brak poszanowania dla sprzętu. Pracownicy wiedząc, że nikt nie panuje nad obiegiem narzędzi, nie kontroluje ich zużycia, ani nie monitoruje ich przemieszczania się, niestety chętnie korzystają z okazji do łatwego przywłaszczania sobie firmowego majątku.

Niekontrolowane narzędzia są często wynoszone i używane w prywatnych celach bez wiedzy i zgody przełożonych.

Przetrzymywanie narzędzi przez pracowników

Celowe lub nieumyślne przetrzymywanie narzędzi przez pracowników

Pracownicy chcąc zaoszczędzić czas na odbiór narzędzi z magazynu pozostawiają je w swoich szafkach, nawet wtedy gdy nie są im potrzebne. Niedostępność narzędzi generuje przestoje i dodatkowe zakupy.

nieuporządkowany magazyn gospodarki narzędziowej

Nieuporządkowany magazyn i wydawanie narzędzi

Brak uporządkowanych procesów magazynowania, ręczne i nieskoordynowane wydawanie narzędzi, papierowa dokumentacja, czy brak jakiejkolwiek kontroli nad przepływem narzędzi to kolejne obszary zbędnych kosztów.

Długie kolejki przed magazynem w oczekiwaniu na narzędzia to strata cennego czasu pracowników, wynikająca z nieodpowiedniego zarządzania tą częścią gospodarki narzędziowej.

Schemat prawidłowej organizacji gospodarki narzędziowej

Jak zorganizować gospodarkę narzędziową, żeby nie generowała tak dużych kosztów? Jak ograniczyć wydatki na narzędzia do minimum? Punktem wyjścia jest zrozumienie całej struktury gospodarki narzędziowej.
Schemat organizacji gospodarki narzędziowej w firmie
Jeśli znasz przepływy narzędzi i procesy, które występują w gospodarce narzędziowej możesz je udoskonalić i zaplanować konkretne działania wpływające na kondycję narzędziowni.

9 najważniejszych usprawnień, które powinieneś wprowadzić w swojej firmie chcąc usprawnić zarządzanie narzędziami

Strategia zarządzania gospodarką narzędziową

Przyjmij i zastosuj strategię zarządzania narzędziami

Wiele firm produkcyjnych nie realizuje świadomie strategii gospodarki narzędziowej, a wszystkie działania prowadzi w oparciu o wyczucie i pod wpływem chwili.
Zasady organizacji narzędziowni, wydawania sprzętu, napraw, zakupów i całej reszty czynności znacznie ułatwią optymalizację kosztów. Zacznij od wyboru jednego z trzech możliwych podejść:

Wewnętrzne zarządzanie gospodarką narzędziową – wszystkie procesy użytkowania i obsługi narzędzi realizowane są przez przedsiębiorstwo: od zakupu, poprzez przeglądy, naprawy, serwis, aż po produkcję własną narzędzi;

Mieszane zarządzanie gospodarką narzędziową – część procesów realizowana jest wewnątrz firmy, a część zlecana zewnętrznym podmiotom (na przykład przeglądy techniczne, serwis, czy naprawy);

Zewnętrzne zarządzanie gospodarką narzędziową – całą obsługę narzędziowni przejmuje firma zewnętrzna, która odpowiada za dostępność narzędzi, ich stan techniczny, zakupy, aż po utylizację.

Ewidencja narzędzi rfid

Oznakuj narzędzia

Odpowiednie oznakowanie narzędzi etykietami z kodami kreskowymi lub znacznie trwalszymi znacznikami RFID pomoże kontrolować posiadane zasoby i usprawnić obrót nimi.

Wydania narzędzi będą szybsze, zyskasz możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji i inwentaryzacji, a pracownicy zaczną szanować używany sprzęt wiedząc, że jest ponumerowany i kontrolowany.

Elektroniczna karta narzędziowa umożliwi Ci natomiast prześledzenie całej historii każdej sztuki użytkowanego sprzętu.

Wprowadź elektroniczną ewidencję narzędzi i system do zarządzania gospodarką narzędziową

Lepsze katalogowanie posiadanego sprzętu umożliwi Ci pełną kontrolę nad przepływem i użytkowaniem narzędzi. Dzięki elektronicznej ewidencji będziesz mógł również na bieżąco analizować zużycie nawet pojedynczych sztuk, zaplanować optymalne zakupy i wyeliminować zjawisko przywłaszczania, czy przetrzymywania narzędzi.

Wszystkie te funkcje, i znacznie więcej, zapewni Ci System Narzędziownia. Dzięki niemu dowiesz się także które narzędzia leżą bezczynnie i od momentu zakupu nie zostały jeszcze ani razu użyte.

Monitoring narzędzi i stanów magazynowych

Monitoruj przepływ narzędzi i stan zapasów

Mając do dyspozycji system do zarządzania narzędziami, będziesz mógł w pełni monitorować to kto, kiedy i gdzie używa(ł) danego narzędzia. Podczas wdrożenia znajdziesz mnóstwo “zagubionych” sprzętów, a bieżąca kontrola stanów magazynowych będzie znacznie bardziej efektywna.

W celu usprawnienia uzupełniania zapasów warto wdrożyć również metodę kanban.

Optymalizacja gospodarki narzędziowej magazyn

Popraw organizację przestrzeni magazynowej

Źle magazynowane narzędzia, nieuporządkowane miejsca składowania i chaotyczny sposób przechowywania sprzętu również przyczyniają się do wzrostu kosztów gospodarki narzędziowej.

Zoptymalizuj magazyn narzędzi. Przeanalizuj sposób ich wydawania/pobierania pod kątem czasochłonności. Skróć czas potrzebny na poszukiwanie narzędzi i opracuj regulamin magazynowania oraz wydawania sprzętu.

Jasne zasady poprawią funkcjonowanie magazynu.

Gospodarka narzędziowa - metoda 5S

Zastosuj metodę 5S

Wiele firm stosuje metodę pracy 5S, która pomaga rewelacyjnie uporządkować pracę narzędziowców, operatorów, mechaników i całego zakładu produkcyjnego. Jest to metoda z grupy lean management, która opiera się na 5 kluczowych aspektach pracy:

  • sortowaniu,
  • systematyce,
  • sprzątaniu,
  • standaryzacji i
  • samodyscyplinie.

Wprowadzając i egzekwując zasady 5S wszyscy pracownicy przyczynią się do lepszej organizacji pracy narzędziowni, a co za tym idzie – również do zmniejszenia kosztów jej utrzymania.

osoby odpowiedzialne za gospodarkę narzędziową

Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy

Nie delegując odpowiedzialności na konkretnych pracowników trudno będzie Ci uzyskać zadowalające efekty. Każda z osób zaangażowanych w zarządzanie gospodarką narzędziową musi czuć się za nią w jakimś stopniu odpowiedzialna. Przydziel wybranym pracownikom obowiązki związane między innymi z:
wydawaniem narzędzi,
konserwacją sprzętu i przeglądami technicznymi,
naprawami,

zgłaszaniem zapotrzebowania na narzędzia

oraz innymi istotnymi aspektami sprawnego funkcjonowania narzędziowni.
odpowiedzialność pracowników za narzędzia

Zwiększ odpowiedzialność użytkowników narzędzi

Osoby wykorzystujące narzędzia do swojej pracy muszą być odpowiedzialne za ich stan i zużycie.

Mając wdrożony system zarządzania narzędziami oraz ich elektroniczną ewidencję, z łatwością będziesz monitorować który pracownik kiedy i gdzie używa danego narzędzia.

Rejestracja wydań i zwrotów powiązana z konkretną osobą (identyfikatory pracowników) pomoże Ci zapanować nad rotacją i dostępnością sprzętu, a także zwiększy jego żywotność.

analiza kosztów narzędzi

Analizuj koszty, zakupy, żywotność narzędzi i wprowadzaj ulepszenia

Usprawnianie gospodarki narzędziowej nie kończy się na wdrożeniu systemu do zarządzania narzędziownią, czy jednorazowych zmianach. Efekty będą jeszcze lepsze gdy będziesz regularnie korzystał z dostępnych raportów i analizował różne parametry, na bieżąco je regulował oraz wprowadzał kolejne usprawnienia.

Wydaje się to żmudne i czasochłonne, ale z odpowiednim narzędziem automatyzującym wiele z tych czynności sprowadza się tak naprawdę do cyklicznego zerkania na odpowiednie parametry i wykresy, z których można bardzo dużo wywnioskować. Jednak, żeby cokolwiek zmienić, najpierw musisz to zmierzyć.

Zmniejsz koszty zarządzania narzędziami

Gospodarka narzędziowa to obszar, w którym można zaoszczędzić duże ilości pieniędzy bez rezygnacji z wysokiej jakości zachodzących w niej procesów. Kluczem do obniżenia wydatków jest optymalizacja organizacji i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, zarówno koncepcyjnych, technicznych, jak i informatycznych.

Oczywiście możesz pozostać przy starym porządku i metodach, ale czy Twoją firmę na pewno będzie na to stać?

Jeśli chcesz wygenerować znaczące oszczędności w zarządzaniu narzędziami, a jednocześnie poprawić planowanie zakupów i mieć większą kontrolę nad obiegiem narzędzi w swojej firmie, skorzystaj z naszych rozwiązań i wiedzy. Dowiedz się więcej o Systemie Narzędziownia. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci usprawnić Twoją gospodarkę narzędziową.

Pobierz bezpłatnego e-booka

Dowiesz się z niego jak jeszcze możesz usprawnić zarządzanie gospodarką narzędziową. Poznaj skuteczne i sprawdzone sposoby.

Przeczytaj także:

Tak, chcę otrzymywać newsletter. W każdej chwili będę mógł się wypisać.