Jak zorganizować gospodarkę narzędziową?
Gospodarka narzędziowa bezpośrednio oddziałuje na koszty i wpływa na cały system produkcyjny. Firmy wydają od kilku do kilkuset tysięcy złotych miesięcznie na narzędzia i materiały. Dobra organizacja gospodarki narzędziowej pozwala wypracować oszczędności rzędu 5-40%.
Dlaczego gospodarka narzędziowa jest tak ważna?
Korzyści zoptymalizowanej gospodarki narzędziowej
Najczęstsze problemy występujące w gospodarce narzędziowej. Na co szczególnie trzeba zwrócić uwagę?
Brak ewidencji narzędzi i sprzętu
Podstawowy błąd, jaki wciąż powiela całkiem pokaźna grupa przedsiębiorstw to brak prowadzenia rzetelnej ewidencji. Bez niej ciężko mówić o możliwości jakiejkolwiek poprawy. Trudno jest też kontrolować stany magazynowe i bieżące użycie sprzętu na konkretnych stanowiskach roboczych.
Niepotrzebne, nadmiarowe i zdublowane zakupy narzędzi i sprzętu
Zbędne wydatki to drugi z najpoważniejszych problemów narzędziowni i gospodarek narzędziowych w polskich firmach.
Zawyżone koszty wynikają najczęściej ze wspomnianego braku ewidencji narzędzi, z braku analizy zużycia sprzętu, braku kontroli nad zapotrzebowaniem, oraz z braku planowania zakupów. Centralizacja i regularność zakupów pomagają znacznie zredukować te koszty.
Kradzieże i nieuzasadnione zużycie
Dużym problemem pozostaje bezkarność użytkowników narzędzi i brak poszanowania dla sprzętu. Pracownicy wiedząc, że nikt nie panuje nad obiegiem narzędzi, nie kontroluje ich zużycia, ani nie monitoruje ich przemieszczania się, niestety chętnie korzystają z okazji do łatwego przywłaszczania sobie firmowego majątku.
Niekontrolowane narzędzia są często wynoszone i używane w prywatnych celach bez wiedzy i zgody przełożonych.
Celowe lub nieumyślne przetrzymywanie narzędzi przez pracowników
Pracownicy chcąc zaoszczędzić czas na odbiór narzędzi z magazynu pozostawiają je w swoich szafkach, nawet wtedy gdy nie są im potrzebne. Niedostępność narzędzi generuje przestoje i dodatkowe zakupy.
Nieuporządkowany magazyn i wydawanie narzędzi
Brak uporządkowanych procesów magazynowania, ręczne i nieskoordynowane wydawanie narzędzi, papierowa dokumentacja, czy brak jakiejkolwiek kontroli nad przepływem narzędzi to kolejne obszary zbędnych kosztów.
Długie kolejki przed magazynem w oczekiwaniu na narzędzia to strata cennego czasu pracowników, wynikająca z nieodpowiedniego zarządzania tą częścią gospodarki narzędziowej.
Schemat prawidłowej organizacji gospodarki narzędziowej
9 najważniejszych usprawnień, które powinieneś wprowadzić w swojej firmie chcąc usprawnić zarządzanie narzędziami
Przyjmij i zastosuj strategię zarządzania narzędziami
Wewnętrzne zarządzanie gospodarką narzędziową – wszystkie procesy użytkowania i obsługi narzędzi realizowane są przez przedsiębiorstwo: od zakupu, poprzez przeglądy, naprawy, serwis, aż po produkcję własną narzędzi;
Mieszane zarządzanie gospodarką narzędziową – część procesów realizowana jest wewnątrz firmy, a część zlecana zewnętrznym podmiotom (na przykład przeglądy techniczne, serwis, czy naprawy);
Zewnętrzne zarządzanie gospodarką narzędziową – całą obsługę narzędziowni przejmuje firma zewnętrzna, która odpowiada za dostępność narzędzi, ich stan techniczny, zakupy, aż po utylizację.
Oznakuj narzędzia
Odpowiednie oznakowanie narzędzi etykietami z kodami kreskowymi lub znacznie trwalszymi znacznikami RFID pomoże kontrolować posiadane zasoby i usprawnić obrót nimi.
Wydania narzędzi będą szybsze, zyskasz możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji i inwentaryzacji, a pracownicy zaczną szanować używany sprzęt wiedząc, że jest ponumerowany i kontrolowany.
Elektroniczna karta narzędziowa umożliwi Ci natomiast prześledzenie całej historii każdej sztuki użytkowanego sprzętu.
Wprowadź elektroniczną ewidencję narzędzi i system do zarządzania gospodarką narzędziową
Lepsze katalogowanie posiadanego sprzętu umożliwi Ci pełną kontrolę nad przepływem i użytkowaniem narzędzi. Dzięki elektronicznej ewidencji będziesz mógł również na bieżąco analizować zużycie nawet pojedynczych sztuk, zaplanować optymalne zakupy i wyeliminować zjawisko przywłaszczania, czy przetrzymywania narzędzi.
Wszystkie te funkcje, i znacznie więcej, zapewni Ci System Narzędziownia. Dzięki niemu dowiesz się także które narzędzia leżą bezczynnie i od momentu zakupu nie zostały jeszcze ani razu użyte.
Monitoruj przepływ narzędzi i stan zapasów
Mając do dyspozycji system do zarządzania narzędziami, będziesz mógł w pełni monitorować to kto, kiedy i gdzie używa(ł) danego narzędzia. Podczas wdrożenia znajdziesz mnóstwo “zagubionych” sprzętów, a bieżąca kontrola stanów magazynowych będzie znacznie bardziej efektywna.
W celu usprawnienia uzupełniania zapasów warto wdrożyć również metodę kanban.
Popraw organizację przestrzeni magazynowej
Źle magazynowane narzędzia, nieuporządkowane miejsca składowania i chaotyczny sposób przechowywania sprzętu również przyczyniają się do wzrostu kosztów gospodarki narzędziowej.
Zoptymalizuj magazyn narzędzi. Przeanalizuj sposób ich wydawania/pobierania pod kątem czasochłonności. Skróć czas potrzebny na poszukiwanie narzędzi i opracuj regulamin magazynowania oraz wydawania sprzętu.
Jasne zasady poprawią funkcjonowanie magazynu.
Zastosuj metodę 5S
Wiele firm stosuje metodę pracy 5S, która pomaga rewelacyjnie uporządkować pracę narzędziowców, operatorów, mechaników i całego zakładu produkcyjnego. Jest to metoda z grupy lean management, która opiera się na 5 kluczowych aspektach pracy:
- sortowaniu,
- systematyce,
- sprzątaniu,
- standaryzacji i
- samodyscyplinie.
Wprowadzając i egzekwując zasady 5S wszyscy pracownicy przyczynią się do lepszej organizacji pracy narzędziowni, a co za tym idzie – również do zmniejszenia kosztów jej utrzymania.
Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy
zgłaszaniem zapotrzebowania na narzędzia
Zwiększ odpowiedzialność użytkowników narzędzi
Osoby wykorzystujące narzędzia do swojej pracy muszą być odpowiedzialne za ich stan i zużycie.
Mając wdrożony system zarządzania narzędziami oraz ich elektroniczną ewidencję, z łatwością będziesz monitorować który pracownik kiedy i gdzie używa danego narzędzia.
Rejestracja wydań i zwrotów powiązana z konkretną osobą (identyfikatory pracowników) pomoże Ci zapanować nad rotacją i dostępnością sprzętu, a także zwiększy jego żywotność.
Analizuj koszty, zakupy, żywotność narzędzi i wprowadzaj ulepszenia
Usprawnianie gospodarki narzędziowej nie kończy się na wdrożeniu systemu do zarządzania narzędziownią, czy jednorazowych zmianach. Efekty będą jeszcze lepsze gdy będziesz regularnie korzystał z dostępnych raportów i analizował różne parametry, na bieżąco je regulował oraz wprowadzał kolejne usprawnienia.
Wydaje się to żmudne i czasochłonne, ale z odpowiednim narzędziem automatyzującym wiele z tych czynności sprowadza się tak naprawdę do cyklicznego zerkania na odpowiednie parametry i wykresy, z których można bardzo dużo wywnioskować. Jednak, żeby cokolwiek zmienić, najpierw musisz to zmierzyć.
Zmniejsz koszty zarządzania narzędziami
Gospodarka narzędziowa to obszar, w którym można zaoszczędzić duże ilości pieniędzy bez rezygnacji z wysokiej jakości zachodzących w niej procesów. Kluczem do obniżenia wydatków jest optymalizacja organizacji i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, zarówno koncepcyjnych, technicznych, jak i informatycznych.
Oczywiście możesz pozostać przy starym porządku i metodach, ale czy Twoją firmę na pewno będzie na to stać?
Jeśli chcesz wygenerować znaczące oszczędności w zarządzaniu narzędziami, a jednocześnie poprawić planowanie zakupów i mieć większą kontrolę nad obiegiem narzędzi w swojej firmie, skorzystaj z naszych rozwiązań i wiedzy. Dowiedz się więcej o Systemie Narzędziownia. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci usprawnić Twoją gospodarkę narzędziową.
Dowiedz się, jak odmienić swoją gospodarkę narzędziową
- Jak usprawnić gospodarkę narzędziową bez zatrudniania dodatkowych osób
- Jakie są sprawdzone sposoby na zwiększenie kontroli nad majątkiem firmy
Gospodarka narzędziowa bezpośrednio oddziałuje na koszty i wpływa na cały system produkcyjny. Czy nie warto poświęcić trochę uwagi na jej reorganizację i optymalizację? Firmy wydają od kilku do kilkuset tysięcy złotych miesięcznie na narzędzia i materiały. Gospodarka Narzędziowa firmy PWSK, to sprawdzony sposób na ich oznaczenie, ewidencję, inwentaryzację i zarządzanie nimi. Dobry system pozwala na oszczędności rzędu 5-30%.
Podstawą pracy każdego przedsiębiorstwa są fachowi pracownicy wyposażeni w odpowiednie narzędzia. A narzędzia, tak jak każdy majątek, wymagają nadzoru i gospodarowania.
Co zrobić, aby gospodarka narzędziami przyniosła wymierne efekty?
Gospodarka narzędziami jest często niedocenianym obszarem, który może przynieść firmie realne oszczędności. Każdy narzędziowiec wie jak istotne dla jego efektywnej pracy jest wyposażenie, którym dysponuje. Dlatego, aby gospodarka narzędziami funkcjonowała sprawnie należy:
- przyjrzeć się organizacji magazynu i obowiązującym procedurom oraz dostosować je do aktualnych realiów eliminując archaizmy,
- oznaczyć wyposażenie w taki sposób, aby możliwa była identyfikacja narzędzi,
- wyznaczyć narzędziowca odpowiedzialnego za stan magazynu i powierzonych narzędzi,
- wyposażyć magazyniera w efektywne oprogramowanie gospodarki narzędziowej,
- stworzyć odpowiedni regulamin (instrukcję) magazynową,
- odpowiednio zorganizować przestrzeń magazynową, regały, oznaczenia,
- stworzyć okienko (stanowisko) do wydawania i zwrotów narzędzi.
Tylko staranne wdrożenie tych elementów i kontrolowanie narzędzi doprowadzi do lepszej gospodarki narzędziami w przedsiębiorstwie.
w firmie z branży produkcyjnej, która poprawiła gospodarkę narzędziową dzięki Systemowi Narzędziownia.
Gospodarka narzędziowa oraz identyfikacja narzędzi – najczęstsze problemy
Gospodarka narzędziowa niejednokrotnie przysparza wielu problemów, nawet dużym i dobrze zorganizowanym przedsiębiorstwom. Najczęstsze trudności z nią związane to:
- Papierowa ewidencja (imienne karty narzędziowe, papierowa karta narzędziowa) oraz wynikające z niej trudności z szybkim dostępem do konkretnych informacji;
- Brak informacji o lokalizacji poszczególnych składników majątku, niemożliwa identyfikacja narzędzi;
- Duże i nieuzasadnione zużycie narzędzi oraz brak identyfikacji przyczyn nadmiernego zużycia;
- Opóźnienia w pracy spowodowane brakami w dostawach, nieumiejętnym planowaniu zapotrzebowania, itp.;
- Wypadki wynikające z nieprzestrzegania kontroli terminów przeglądów i dopuszczeń.
Prawidłowo prowadzona gospodarka narzędziowa przedsiębiorstwa wpłynie na:
- efektywność produkcji
- brak przestojów i wywiązywanie się z terminów
- szybkość realizacji zadań
- gospodarność
- minimalizację kosztów i zapasów narzędzi
Zobacz opisy wdrożeń naszych klientów
System zarządzania gospodarką narzędziową w przedsiębiorstwie zapewni gromadzenie i aktualizowanie informacji o wszystkich użytkowanych i przechowywanych narzędziach.
Umożliwi łatwą i szybką ich lokalizację oraz kontrolę zużycia.
Zebrane w bazie danych dane, umożliwią raportowanie i analizowanie stanów magazynowych, zużycia i rotacji narzędzi.
Karta narzędziowa pracownika umożliwi dokładne rozliczenie użytkowników z pobieranych narzędzi i materiałów.
Z informacji o poziomie zapasów, korzysta się prognozując zapotrzebowanie na narzędzia i planując zakupy.
Gospodarka narzędziami rozpoczyna się już na etapie projektowania procesu technologicznego i planowania produkcji, a kończy w momencie sterowania zapasami magazynowymi.
Podstawą gospodarki magazynowej narzędziowej jest oznaczenie i identyfikacja poszczególnych narzędzi. Program Wypożyczalnia wykorzystuje tu:
- kody kreskowe
- trwałe tagi RFID
- grawerowanie indeksu materiałowego,
- tradycyjne oznaczenie pisakami, farbą.
Oznaczenie narzędzi pozwala na ich jednoznaczną identyfikację i śledzenie. Dzięki temu możliwy jest odczyt terminów przeglądów technicznych, legalizacji, zużycia, miejscu eksploatacji i miejscu przechowywania w magazynie, aktualizacja karty narzędziowej pracownika.
Systemy zarządzania gospodarką narzędziową muszą mieć na uwadze:
- możliwości logistyczne transportu narzędzi
- zapotrzebowanie na narzędzia
- zapewnienie alternatywnych narzędzi zastępczych i alternatywnych procesów technologicznych
- pojemności magazynu i magazynków narzędzi
- czasy życia narzędzi
- koszty zakupu narzędzi
- możliwość wzajemnego zastępowania niejednakowych narzędzi
Zarządzanie gospodarką narzędziową w przedsiębiorstwie za pomocą specjalistycznego programu Narzędziownia:
- Kartoteka narzędzi, karta narzędziowa pracownika, magazyn narzędzi – spis wszystkich narzędzi, przyrządów, uchwytów, środków BHP i całego pozostałego osprzętu.
- Kartoteka pracowników – baza danych osób korzystających z narzędzi, wraz ze zdjęciem i identyfikatorem RFID.
- Rejestry dokumentów – każda operacja magazynowa, to zapamiętany w bazie danych dokument (Pz, Wz, Rw, MM), przechowujący informacje o osobie wypożyczającej, narzędziu, dacie, terminie zwrotu. Dokument nie musi być drukowany, najlepiej gdy jest potwierdzony elektronicznie za pomocą karty RFID.
- Rejestry i zestawienia finansowe dla księgowości – rejestr zakupów, wydania do zużycia, likwidacji, stanu środków trwałych.
- Kody kreskowe – drukowanie etykiet kodów kreskowych, obsługa skanerów kodów kreskowych stacjonarnych i bezprzewodowych, terminali mobilnych (kolektorów danych).
- Karty i tagi RFID – oznaczanie narzędzi tagami RFID, czytniki kodów kreskowych RFID, kolektory danych z obsługą RFID.
- Moduł Raporty – sporządzanie wydruku stanów magazynowych, obrotu, stanów minimalnych i maksymalnych, stanów u użytkowników.
- Moduł wymiany danych – eksport i import danych do i z innych systemów ERP, WMS lub arkusza kalkulacyjnego Excel.
- Archiwizer – zabezpieczenie bazy danych systemu zarządzania gospodarką narzędziową poprzez tworzenie kopii bezpieczeństwa.
- Moduł Praw Dostępu – zakładanie operatorów systemu i przydzielanie im odpowiednich uprawnień do gospodarki narzędziowej.
- Sprzęt kontrolno-pomiarowy – zarządzanie wyposażeniem pomiarowym.
System Narzędziownia kontroluje każdy z tych elementów. Prawidłowo zarządzana gospodarka narzędziowa szybko ograniczy kwoty wydawane cyklicznie na zakup nowych narzędzi.
Chcesz efektywnie zarządzać gospodarką narzędziową?
Poznaj system Narzędziownia lub umów się na pokaz zdalny.
