Jak skrócić inwentaryzację z 2 miesięcy
do tygodnia? - Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu
ZASIĘG WDROŻENIA
Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu gromadzi zbiory związane z tematyką morską oraz historią miasta. Ekspozycja została podzielona na trzy działy. W dziale przyrodniczym prezentowana jest tu fauna trzech stref klimatycznych. W dziale morskim znajdują się dawne narzędzia połowowe, modele statków rybackich i innych jednostek pływających oraz przyrządy i pomoce nawigacyjne. W dziale historycznym mamy do czynienia z archiwalnymi dokumentami, starymi zdjęciami, eksponatami związanymi z kulturą materialną (ceramiką, meblami, numizmatami itp.).
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
Zabytkowe metody inwentaryzacji - czyli jak wcześniej wyglądał spis z natury?
Uciążliwa papierowa inwentaryzacja
Pomyłki i strata czasu
Wydłużający się spis z natury
Jak wyglądało wdrażanie programu w muzeum?
W celu przyspieszenia całego procesu, Muzeum postanowiło wdrożyć Szybką Inwentaryzację. Decyzja padła właśnie na ten system, dlatego, że został on zaprojektowany z myślą o maksymalnym wykorzystaniu możliwości RFID.
Technologia RFID jest szczególnie użyteczna w przypadku muzeów. Znaczniki RFID pozwalają oznaczyć muzealia w sposób nieinwazyjny; wystarczy oznaczyć gablotę w dyskretnym miejscu. Dzięki temu cenne eksponaty nie są narażone na uszkodzenia, a znaczniki nie kłują w oczy odwiedzających. Wdrożenie rozpoczęło się od oznaczenia wszystkich eksponatów oraz środków trwałych wyselekcjonowanymi przez specjalistów PWSK znacznikami RFID.
Muzeum zaopatrzyło się także w Moduł Importu Danych, który został użyty do zaimportowania zbieranych w arkuszach Excel informacji o eksponatach bezpośrednio do kartotek inwentarzowych Szybkiej Inwentaryzacji. Ten zabieg o wiele dni przyspieszył rozpoczęcie pracy z systemem – nie trzeba było ręcznie wprowadzać danych dotyczących 8 tysięcy przedmiotów.
W trakcie wdrożenia odbyło się szkolenie prowadzone przez Grzegorza Tuszy, specjalistę ds. wdrożeń Inwentaryzacji. Po jednodniowym szkoleniu pracownicy Muzeum byli gotowi do samodzielnej pracy. Nowo przeszkoleni operatorzy chwalili sobie intuicyjność obsługi programu oraz brak zbędnych funkcji niepotrzebnie komplikujących cały proces.
„Wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji poskutkowało dużymi oszczędnościami czasu i poprawiło komfort pracy pracowników muzeum. Rekomenduję system PWSK wszystkim placówkom kulturowym oraz każdemu, komu zależy na dyskretnym oznakowaniu przedmiotów
i błyskawicznym spisie z natury”.
Szybka Inwentaryzacja posiada drzewko lokalizacji, które pozwala np. odfiltrować środki wyłącznie z wybranego piętra i prześledzić historię inwentaryzacji określonej puli przedmiotów. Poszczególne środki trwałe mogą być także posortowane ze względu na przypisaną im w programie grupę.
Kolejną przydatną funkcją jest możliwość przypisania załączników do kartoteki każdego z przedmiotów. Przypisując do muzealiów załącznik w postaci zdjęcia, łatwiej jest w razie wątpliwości zidentyfikować poszczególne eksponaty.
Co jeszcze zyskało Muzeum Rybołówstwa w Świnoujściu?
Szybkie odczytywanie znaczników z eksponatów
2
Błyskawiczny dostęp do wyników inwentury
3
Łatwy dostęp do księgi inwentarzowej
4
Dokładna lokalizacja eksponatów
5
Ostrożna inwentaryzacja cennych eksponatów
Jak Muzeum Rybołówstwa w Świnoujściu ocenia efekty wdrozenia?
„Szybka Inwentaryzacja nie tylko rozwiązała wszystkie nasze problemy związane z inwentaryzacją, ale też ułatwia nam codzienną pracę, pełniąc funkcję elektronicznej księgi inwentarzowej”.
