30 razy krótsza inwentaryzacja w Galerii Bielskiej BWA z Szybką Inwentaryzacją RFID
ZASIĘG WDROŻENIA
Galeria Bielska BWA jest miejską galerią promującą najciekawsze zjawiska sztuki współczesnej – od malarstwa i grafiki, po fotografię, performans, instalacje i sztukę nowych mediów. Prezentuje wystawy, festiwale i akcje w przestrzeni publicznej. Współpracuje z instytucjami kultury, galeriami, akademiami sztuk pięknych i uniwersytetami w Polsce i za granicą, a także organizuje programy międzynarodowych rezydencji artystycznych.
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
Jak dotychczas inwentaryzowano dzieła sztuki?
Problemy z zapanowaniem nad dużą ilością środków trwałych
Długi czas poświęcony na inwentaryzację
Problem z liczeniem specyficznych eksponatów
Jak wyglądało wdrożenie w Galerii Bielskiej BWA?
Aby przyspieszyć i unowocześnić proces inwentaryzacji Galeria Bielska BWA zdecydowała się wdrożyć system Szybka Inwentaryzacja. Galeria wybrała system PWSK, bo jest oparty na technologii RFID i pozwala na szybkie przeskanowanie całego pomieszczenia. Umożliwia także automatyczne wygenerowanie arkuszy inwentaryzacyjnych. Co więcej, łatwo można w nim wyszukać położenie oraz informacje o konkretnej pozycji, co ma szczególne znaczenie w kontekście dzieł sztuki.
Odczytywanie zbliżeniowych etykiet RFID w praktyce
Wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji polegało na oznaczeniu wszystkich muzealiów oraz pozostałego asortymentu etykietami (chipami) RFID. Następnie, przy użyciu Modułu Importu Danych zaimportowano dane do kartotek inwentarzowych programu Szybka Inwentaryzacja. Automatyczny import znacznie przyspieszył rozpoczęcie pracy z programem, eliminując konieczność ręcznego zakładania kartotek oraz wprowadzania danych.
Wdrożeniu towarzyszyło szkolenie przeprowadzone przez Krzysztofa Kaczmarczyka, Głównego Wdrożeniowca PWSK. Kilka godzin szkolenia wystarczyło, aby pracownicy Galerii nauczyli się obsługi systemu Szybka Inwentaryzacja.
„Polecamy wdrożenie rozwiązania PWSK, zwłaszcza instytucjom mającym dużą kolekcję dzieł sztuki. Szybka Inwentaryzacja niesamowicie skraca czas potrzebny na inwentaryzację tych dzieł, jak i wyposażenia. Dodatkowo bardzo pomocna jest opcja znalezienia konkretnego dzieła w magazynie pełnym innych dzieł sztuki”.
Jakub Osiewicz, starszy referent d.s. administracyjno-technicznych, Galeria Bielska BWA
Zastosowane rozwiązania: Szybka Inwentaryzacja w wersji Gold, Moduł RFID, Moduł Importu Danych
Wdrożenie przeprowadzono wspólnie z Autoryzowanym Przedstawicielem Handlowym PWSK w zakresie sprzedaży i wdrożeń oprogramowania Szybka Inwentaryzacja – firmą ABEL Bartłomiej Żywczak.
Efekty pracy z Szybką Inwentaryzacją w Galerii Bielskiej
Bezpieczeństwo eksponatów w czasie inwentaryzacji
Wykorzystywane przez system etykiety RFID pozwalają trwale i bezpiecznie oznakować dzieła sztuki. Czytnik RFID odczytujący etykiety sczytuje je na odległość, bez konieczności wycelowania czytnika bezpośrednio w chipa. To daje dużą dowolność przy wyborze miejsce oznakowania eksponatu etykietą.
2
Szybkie i bezdotykowe skanowanie środków trwałych
3
Eliminacja papierowych arkuszy inwentaryzacyjnych
4
Szybka inwentaryzacja teczek i dokumentów
5
Przyspieszenie inwentaryzacji aż 30 razy
Pracownicy Galerii operujący systemem przyznają, że wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji oraz technologii RFID było trafionym pomysłem i przyspieszyło wszystkie czynności związane z inwentaryzacją.
„Kiedyś, żeby przeprowadzić inwentaryzację np. dzieł sztuki, trzeba było z osobna obejrzeć każdy z ponad tysiąca eksponatów, aby odszukać numer inwentarzowy i zweryfikować, że jest na stanie. Przyjmując nawet minutę na sprawdzenie jednego dzieła, przy tysiącu sztuk, daje to ponad 16,5 godziny.
Po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji jest to kwestia przejścia się po Galerii z czytnikiem, co zajmuje około 30 minut, a dokumenty są automatycznie generowane, co jeszcze bardziej przyspiesza pracę”.l
Jakub Osiewicz, starszy referent d.s. administracyjno-technicznych, Galeria Bielska BWA
