Planujesz wdrożyć RFID w swojej firmie? Skorzystaj z Bonu na cyfryzację. Złóż wniosek do 20 października 2021. Sprawdź szczegóły dofinansowania »

Zarządzanie obiegiem dokumentów | Program | RFID

Oznaczając dokumenty za pomocą etykiet RFID, zamiast etykiet kodów kreskowych, zasadniczo przyśpieszysz zarządzanie obiegiem dokumentów. Zaoszczędzisz czas zużywany do tej pory bezproduktywnie na lokalizowanie ważnych dokumentów i akt.

Organizacja obiegu dokumentów z wykorzystaniem RFID
1

Oznacz dokumenty znacznikami RFID (chipy RFID)

2

Identyfikuj dokumenty za pomocą mobilnego kolektora danych RFID

3

Zarządzaj obiegiem dokumentów z wykorzystaniem systemu do zarządzania dokumentami

Jak szybko odnajdywać dokumentację?

Ogromnym udogodnieniem w zarządzaniu dokumentami z RFID jest system ich szybkiego wyszukiwania za pomocą mobilnego kolektora.

Znacznik RFID umieszczony na dokumencie, pozwala na zakodowanie dodatkowych informacji niezbędnych do wskazania:

  • gdzie znajduje się taki dokument
  • komu został ostatnio wypożyczony
  • kiedy nastąpiła ostatnia aktualizacja dokumentu
  • kto opracował dokument
  • komu taki dokument może zostać wydany (uprawnienia)

Zobacz więcej informacji o systemie szybkiego wyszukiwania dokumentów z RFID

W przypadku nieautoryzowanego dostępu, bądź próby wyniesienia dokumentu z archiwum poprzez bramkę RFID umieszczoną w drzwiach – system RFID zarządzający ewidencją dokumentów jest w stanie zarejestrować ten fakt i zaalarmować np. ochronę.

W systemie ewidencji obiegu dokumentów można prześledzić dokładną historię obiegu dokumentu, co jest przydatne w sytuacjach gdy jest on niekompletny, nieczytelny lub zniszczony.

Można sprawdzić położenie dokumentu (teczki, akt), czy znajduje się on u konkretnego użytkownika, czy znajduje się on w archiwum.

System wyszukiwania dokumentów w archiwum

Technologia RFID i kody kreskowe przy zarządzaniu obiegiem dokumentami stosowane są m.in:

  • w bibliotekach
  • w instytucjach rządowych
  • w firmach inwestycyjnych
  • w biurach projektowych
  • w ubezpieczalniach
  • w archiwach

Zarządzanie obiegiem dokumentów – ważne:

System zarządzania obiegiem dokumentów posiada bardzo dużo mocnych punktów, jednak chyba najważniejszym z nich jest wyłączenie nieaktualnych dokumentów z obiegu. Niesie to za sobą szereg korzyści i ułatwień dla osób które często z nich korzystają.

Nasz system zarządzania dokumentami spełnia wszystkie wymogi stawiane przez ustawę o ochronie informacji niejawnej z dnia 5 sierpnia 2010 roku opracowanej na podstawie Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228.


Najprostszym, w pełni funkcjonalnym zestawem ewidencji dokumentów  jest zastosowanie drukarki etykiet RFID, kolektora danych z czytnikiem RFID, programu Mobilna Narzędziownia przeznaczonego na urządzenia przenośne – kolektory danych.

Drukarka etykiet RFID UHF Zebra ZD500R  będzie odpowiadać za drukowanie oznaczników dla dokumentów. Dodatkowo na etykiecie można umieścić kod kreskowy i numer inwentarzowy/ewidencyjny.drukarka rfid zebra

Gdy dokument zostanie już oznaczony, należy go przypisać w systemie ewidencji dokumentów za pomocą biurkowego czytnika RFID UHF lub kolektora danych wyposażonego w czytnik RFID i program Mobilna Narzędziownia. Tym samym, nie zachodzi potrzeba noszenia komputera za sobą. Takie dane można wysłać przy pomocy bezprzewodowej transmisji danych WiFi lub Bluetooth do systemu Zarządzanie Obiegiem Dokumentów, a wszystko zostanie zarejestrowane w bazie danych.

Jeżeli wyszukiwanie dokumentów, to problem z którym się na co dzień borykasz, to zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy Ci usprawnić ten proces.

Zobacz w naszym sklepie RFID