Oznaczając dokumenty za pomocą etykiet RFID, zamiast etykiet kodów kreskowych, zasadniczo przyśpieszysz zarządzanie obiegiem dokumentów. Zaoszczędzisz czas zużywany do tej pory bezproduktywnie na lokalizowanie ważnych dokumentów i akt.
Oznacz dokumenty znacznikami RFID (chipy RFID)
Identyfikuj dokumenty za pomocą mobilnego kolektora danych RFID
Zarządzaj obiegiem dokumentów z systemem do zarządzania dokumentami
Jak szybko odnajdywać dokumentację?
Ogromnym udogodnieniem w zarządzaniu dokumentami z RFID jest system ich szybkiego wyszukiwania za pomocą mobilnego kolektora.
Znacznik RFID umieszczony na dokumencie, pozwala na zakodowanie dodatkowych informacji niezbędnych do wskazania:
- gdzie znajduje się taki dokument
- komu został ostatnio wypożyczony
- kiedy nastąpiła ostatnia aktualizacja dokumentu
- kto opracował dokument
- komu taki dokument może zostać wydany (uprawnienia)
Zobacz więcej informacji o systemie szybkiego wyszukiwania dokumentów z RFID
W przypadku nieautoryzowanego dostępu, bądź próby wyniesienia dokumentu z archiwum poprzez bramkę RFID umieszczoną w drzwiach – system RFID zarządzający ewidencją dokumentów jest w stanie zarejestrować ten fakt i zaalarmować np. ochronę.
W systemie ewidencji obiegu dokumentów można prześledzić dokładną historię obiegu dokumentu, co jest przydatne w sytuacjach gdy jest on niekompletny, nieczytelny lub zniszczony.
Można sprawdzić położenie dokumentu (teczki, akt), czy znajduje się on u konkretnego użytkownika, czy znajduje się on w archiwum.
Technologia RFID i kody kreskowe przy zarządzaniu obiegiem dokumentami stosowane są m.in:
- w bibliotekach
- w instytucjach rządowych
- w firmach inwestycyjnych
- w biurach projektowych
- w ubezpieczalniach
- w archiwach
Zarządzanie obiegiem dokumentów - co musisz wiedzieć?
System zarządzania obiegiem dokumentów posiada bardzo dużo mocnych punktów, jednak chyba najważniejszym z nich jest wyłączenie nieaktualnych dokumentów z obiegu. Niesie to za sobą szereg korzyści i ułatwień dla osób które często z nich korzystają.
Nasz system zarządzania dokumentami spełnia wszystkie wymogi stawiane przez ustawę o ochronie informacji niejawnej z dnia 5 sierpnia 2010 roku opracowanej na podstawie Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228.
Najprostszym, w pełni funkcjonalnym zestawem ewidencji dokumentów jest zastosowanie drukarki etykiet RFID, kolektora danych z czytnikiem RFID, programu Mobilna Narzędziownia przeznaczonego na urządzenia przenośne – kolektory danych.
Gdy dokument zostanie już oznaczony, należy go przypisać w systemie ewidencji dokumentów za pomocą biurkowego czytnika RFID UHF lub kolektora danych wyposażonego w czytnik RFID i program Mobilna Narzędziownia.
Tym samym, nie zachodzi potrzeba noszenia komputera za sobą. Takie dane można wysłać przy pomocy bezprzewodowej transmisji danych WiFi lub Bluetooth do systemu Zarządzanie Obiegiem Dokumentów, a wszystko zostanie zarejestrowane w bazie danych.
