Złe praktyki zarządzania narzędziami, czyli 9 błędów, które obniżają efektywność firm

Wysokie koszty utrzymania zasobów, narzędzi i sprzętu mogą poważnie ograniczać potencjał rozwojowy firmy. Część z nich jest nieunikniona, ale wiele wydatków wynika z nieprawidłowego zarządzania gospodarką narzędziową i złych nawyków, a więc można je skutecznie wyeliminować. Trzeba tylko wiedzieć na co zwrócić szczególną uwagę.

9 błędów w zarządzaniu narzędziami

Najłatwiej zacząć od ewidentnych błędów oraz praktyk, które negatywnie wpływają na budżet firmy i wydajność procesów. Oto najczęstsze problemy, z którymi podczas wdrożeń spotykaliśmy się w polskich firmach.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane w obszarze gospodarki narzędziowej?

Zobacz listę złych praktyk w zarządzaniu narzędziami, które generują największe koszty i straty. Wciąż się z nimi spotykamy, mimo że niektóre można łatwo wyeliminować w krótkim czasie. Poznaj najczęstsze błędy i wyeliminuj te, które występują w Twojej firmie, aby zoptymalizować gospodarkę narzędziową.
1

Brak ewidencji i rejestru wydań

Podstawowym zaniedbaniem jest brak informacji o posiadanych narzędziach i zupełny brak kontroli ich obrotu. Wydaje się to nieprawdopodobne, ale istnieją przedsiębiorstwa, w których ilość i rodzaj narzędzi, ich wydania, naprawy, czy użytkowanie nie podlegają żadnej ewidencji. Większą grupą firm są te, które rejestrują jedynie zakup i stan magazynowy posiadanego wyposażenia. To lepsza sytuacja, niż poprzednia, ale wciąż niewystarczająca, do optymalnego zarządzania gospodarką narzędziową.

Nie prowadząc ewidencji nie dowiesz się kto, kiedy, gdzie i w jakim celu wykorzystuje narzędzia. Nie możesz ocenić realnych kosztów ich eksploatacji, czy napraw, bo nie posiadasz szczegółowych informacji.

Tymczasem zastosowanie nawet prostej ewidencji zakupów, stanów magazynowych, wydań i zwrotów narzędzi nie jest wcale trudne, a dostarczy Ci cennych informacji, które usprawnią obieg narzędzi i poprawią funkcjonowanie całej gospodarki narzędziowej. Należy również pamiętać jak ważna jest ewidencja odzieży roboczej.

2

Nieoznaczone narzędzia

Sytuacja ta jest ściśle powiązana z brakiem ewidencji i prowadzi do częstej utraty sprzętu i niekontrolowanych wydań. Nieoznakowany sprzęt często staje się też przedmiotem trudno wykrywalnej kradzieży. Ponadto nieoznaczonych narzędzi nie można jednoznacznie powiązać z osobami, które ich używają, co znacznie obniża poczucie odpowiedzialności pracowników za udostępniany im sprzęt. Wszystko to powoduje niską efektywność gospodarki narzędziowej.
3

Brak kontroli i analizy zużycia narzędzi

Nawet przedsiębiorstwa prowadzące ewidencję i posiadające oznaczone narzędzia, nie zawsze w pełni wykorzystują dostępne informacje. Eksploatacja czasami nie podlega żadnej kontroli, a jej przebieg nie jest analizowany.

Bagatelizując gromadzone dane i nie poświęcając czasu na ich przegląd, pozbawiasz się możliwości dostrzeżenia zbyt szybkiego zużycia narzędzi, za częstych napraw, czy nienormatywnego ich użytkowania.

Warto regularnie kontrolować zużycie narzędzi, zarówno jednostkowo, jak i globalnie, aby wiedzieć które z nich są słabej jakości i lepiej je wymienić, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów. Analiza zużycia przyda się także do planowania zakupów i określania minimalnych stanów magazynowych.

4

Brak kontroli i analizy stanów magazynowych

Problemem w zarządzaniu gospodarką narzędziową jest też brak kontroli i analizy stanów magazynowych narzędzi oraz części zamiennych. Często nie chodzi nawet o regularne sprawdzanie aktualnych stanów, ale o uzupełnianie ich do nieoptymalnego poziomu. Skutkiem są przeładowane magazyny, w których zupełnie bez potrzeby zamrażany jest kapitał firmy.

Kluczem do rozwiązania tego błędu jest dokładna analiza żywtoności narzędzi, częstotliwości ich wymiany, a także czasu dostawy nowych zamówień i krytyczności sprzętu z punktu widzenia ciągłości wykonywanych nim prac.

5

Zdublowane, pochopne i niezaplanowane zakupy

Na podstawie wcześniej opisanych wskazówek należy ustalić minimalne stany magazynowe i tak planować zakupy nowego sprzętu, aby wydawać tylko niezbędną ilość pieniędzy. Niestety bardzo często zamówienia składane są dopiero w momencie stwierdzonych braków, a decyzje o nich bywają pochopne i nieprzemyślane. Pośpiech w takich momentach nie sprzyja podejmowaniu optymalnych decyzji.

Bardzo często spotykamy się wtedy z sytuacjami, w których firmy składają wiele zamówień opiewających na bardzo małe ilości narzędzi, co znacznie podnosi cenę ich zakupu.

6

Brak centralizacji zakupów

Jest to przyczyna wielu problemów związanych z zamawianiem narzędzi i sprzętu. Zamówienia składane przez wiele osób są cięższe w kontroli i trudniejsze do synchronizacji. Mogą wystąpić przestoje, niepotrzebne zamówienia, a w efekcie wyższe koszty.

Jeśli zamówienia zewnętrzne są składane przez ośrodek centralny, to istnieje większa szansa na to, że uda się wynegocjować znacznie lepsze ceny, zamawiając jednorazowo większe ilości sprzętu. W ten sposób unikniesz zdublowanych zakupów i zaoszczędzisz więcej więcej pieniędzy. Łatwiej będzie Ci też kontrolować wydatki, zasadność zakupów, regularność i zamawiane ilości.

7

Nieterminowe przeglądy techniczne

Oprócz błędów bezpośrednio związanych z kosztami i płynnym obiegiem narzędzi, dużym problemem są również nieterminowe przeglądy techniczne. Nie dość, że brak konserwacji sprzętu powoduje częstsze awarie, a co za tym idzie – również wyższe koszty – to może być niebezpieczny dla pracowników. Narzędzia, które nie są kontrolowane stanowią bardzo duże zagrożenie i mogą spowodować poważne wypadki przy pracy. W skrajnych sytuacjach może się to wiązać nie tylko z wysokimi odszkodowaniami, ale i odpowiedzialnością karną.

Bezpieczeństwa pracy pod żadnym pozorem nie można bagatelizować, dlatego przeglądy techniczne powinieneś przeprowadzać regularnie i w wymaganych terminach. Zyskasz nie tylko poczucie spełnionego obowiązku wobec pracowników, ale również sprawny sprzęt i niższe koszty. W porę zauważysz objawy zbliżających się awarii i będziesz mógł zareagować na długo przed awarią, kosztownym przestojem, czy wypadkiem.

8

Brak kontroli i legalizacji narzędzi pomiarowych

Błąd bardzo podobny do poprzedniego, ale o innych konsekwencjach, bo w takich przypadkach zwykle nie występuje zagrożenie życia lub zdrowia. Zamiast tego nieskalibrowane narzędzia narażają Cię na duże straty w produkcji.

Wszelkiego rodzaju mierniki, wagi i inne sprzęty pomiarowe, jeśli nie wskazują dokładnych miar, powodują, że ukończone produkty nie spełnią przyjętych norm i parametrów. Często oznacza to konieczność powtórnego wyprodukowania całej serii wyrobów i zmarnowania tego, co już zostało wykonane.

Aby uchronić się przed takimi sytuacjami, regularnie wykonuj przeglądy i kalibracje narzędzi, kórymi posługują się Twoi pracownicy.

9

Brak wsparcia informatycznego

O ile obszary produkcji, utrzymania ruchu, czy części zamiennych bardzo często korzystają już z komputerowego wsparcia, tak narzędziownie ciągle są pod tym względem zaniedbywane. Niejednokrotnie obserwujemy, że brakuje w nich podstawowych narzędzi informatycznych.

Stosując nawet prosty program komputerowy zyskasz porządek i większą wydajność pracy, jednak najlepsze efekty osiągniesz wtedy, gdy wdrożysz program dedykowany właśnie temu obszarowi działalności. Zobacz jak system Narzędziownia może pomóc Ci uporządkować magazyn, wydawalnię i całą gospodarkę narzędziową.

Przeczytaj także:

Gospodarka magazynowa w firmie - darmowy ebook

Sprawdź czy
Program Narzędziownia
jest dla Ciebie!

  • Pobierz demo programu wersję 3.8
  • Pobierz ebooka i poznaj wypróbowane praktyki zarządzania majątkiem.