Planujesz wdrożyć RFID w swojej firmie? Skorzystaj z Bonu na cyfryzację. Złóż wniosek do 20 października 2021. Sprawdź szczegóły dofinansowania »

Inwentaryzacja instytucji kultury oraz ośrodków sportu i rekreacji

Inwentaryzacja instytucji kultury i ośrodków sportowych zgodnie z prawem musi być wykonywana w określonych ustawą terminach. Zazwyczaj wymaga poświęcenia dużej ilości czasu i energii. Podpowiadamy jak usprawnić inwentaryzację i jak skrócić czas jej trwania, żeby przestała być uciążliwym i czasochłonnym obowiązkiem.

W tym artykule prezentujemy najważniejsze aspekty inwentaryzacji miejskich i gminnych OSiR-ów oraz instytucji kultury. Na końcu prezentujemy najważniejsze rozwiązania przyspieszające jej przebieg.

Cele inwentaryzacji w ośrodkach sportu i rekreacji oraz instytucjach kultury

Ośrodki kultury, sportu i rekreacji przeprowadzają cykliczne inwentaryzacje nie tylko, aby spełnić wymogi prawne, ale również dla efektywnego zarządzania posiadanym majątkiem. Do podstawowych celów inwentaryzacji ośrodków kultury, sportu i rekreacji zaliczamy:
ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów (środków trwałych, wyposażenia, materiałów, towarów, inwestycji),
doprowadzenie stanów księgowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych,
ocena przydatności poszczególnych składników posiadanego majątku do dalszej działalności,
redukcja wydatków na utrzymywanie zbędnych środków trwałych,
zapobieganie nadużyciom majątkowym i kontrola wykorzystania majątku.

Dzięki inwentaryzacji zyskasz cenną wiedzę o tym, czym dysponuje Twoja instytucja kultury lub sportu, jak lepiej zarządzać majątkiem oraz jak obniżać koszty jego utrzymania. Szczególnie aspekt oszczędności i redukcji wydatków jest silnym argumentem przemawiającym za rzetelnym przeprowadzaniem spisu z natury.

Instrukcja inwentaryzacyjna dla instytucji kultury i sportu

W ośrodkach kulturalnych i sportowych podstawą prac inwentarzowych jest instrukcja inwentaryzacyjna. Składa się ona z najważniejszych zasad przeprowadzania remanentu i najczęściej jest publikowana wraz z wewnętrznym zarządzeniem dyrektora placówki.

Instrukcja inwentaryzacyjna dla instytucji kultury, sportu i rekreacji zawiera:

wytyczne dotyczące prac inwentaryzacyjnych,
terminy przeprowadzania poszczególnych etapów i całej inwentaryzacji,
często określa również jej cele,
wskazuje osoby odpowiedzialne za przygotowanie i rozliczenie inwentaryzacji,
precyzje metody inwentaryzacji (spis z natury, uzgodnienia sald, porównania stanów, itp).

Przyspiesz inwentaryzację swojej instytucji

Poznaj i przetestuj za darmo program Szybka Inwentaryzacja, dzięki któremu skrócisz i zautomatyzujesz inwentaryzację instytucji kultury, sportu i rekreacji.

Jak przebiega inwentaryzacja ośrodków sportu i kultury?

Przebieg inwentaryzacji instytucji kultury i ośrodków sportowych, podobnie jak jej zasady, często jest określany w instrukcji.

Etap przygotowania

Każda inwentaryzacja instytucji kultury i OSiR-u rozpoczyna się od prac przygotowawczych. Na tym etapie wydaje się zarządzenie, wyznacza się komisję spisową (warto odnotować, że w mniejszych placówkach, zatrudniających średniorocznie mniej niż 10 osób inwentaryzację może przeprowadzić jedna osoba – komisarz spisowy), przygotowuje się ewidencję majątku oraz arkusze spisowe.

Jeśli środki trwałe nie były jeszcze do tej pory oznaczane, warto zadbać o ich indywidualne oznakowanie. Etykiety inwentaryzacyjne ułatwią i znacznie przyspieszą spis z natury, a co ważne – posłużą wiele lat.

Etap właściwy

Po należytych przygotowaniach rozpoczyna się etap inwentaryzacji właściwej, który obejmuje między innymi:
wydawanie arkuszy spisowych i/lub niezbędnego sprzętu jeśli inwentaryzacja jest zautomatyzowana (kolektorów danych, skanerów, dostępów do programu do inwentaryzacji),
przeprowadzenie spisów z natury, wyceny składników majątku,
zatwierdzanie arkuszy spisowych i przygotowanie zestawień,
porównywanie ewidencji majątku ze stanem rzeczywistym i weryfikacja niezgodności,
przygotowanie dokumentacji do przekazania księgowości w celu dokonania rozliczeń,
sporządzenie sprawozdania z wykonanych prac inwentaryzacyjnych.

Etap rozliczenia inwentaryzacji

Wykonanie spisu z natury i wydruk raportów kończy prace techniczne, ale nie całą inwentaryzację. Po przygotowaniu odpowiednich dokumentów (które w programie do inwentaryzacji są generowane automatycznie) księgowość dokonuje stosownych rozliczeń, które obejmują:
wyliczenie wartości zinwentaryzowanego majątku,
sporządzenie końcowego rozliczenia i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.

Następnie sporządza się wyjaśnienie zaistniałych różnic w stanach majątku, a dyrektor lub osoba przez niego upoważniona decyduje o tym w jaki sposób je rozliczyć. Gdy decyzje są już podjęte, księgowość dokonuje finalnego rozliczenia nadwyżek, niedoborów i szkód, doprowadzając tym samym do zgodności między stanem faktycznym majątku a stanami księgowymi.

Ostatnim etapem jest sporządzenie sprawozdania wraz z wnioskami, które pomogą lepiej gospodarować zasobami w przyszłości.

Narzędzia do inwentaryzacji ośrodków sportu, rekreacji i kultury

Przeprowadzenie inwentaryzacji całego majątku ośrodka sportowego lub instytucji kultury zawsze wydaje się trudnym, a przynajmniej czasochłonnym zadaniem, dlatego warto wykorzystać narzędzia, które znacznie ułatwiają i usprawniają jej realizację. Zaliczamy do nich:
etykiety z kodami kreskowymi, które umożliwiają szybką i jednoznaczną identyfikację każdej sztuki środka trwałego i wyposażenia; specjalne etykiety inwentaryzacyjne odznaczają się wieloletnią trwałością i dużą odpornością na zużycie czy uszkodzenia, dzięki czemu cały majątek wystarczy oznakować raz na wiele lat;
tagi RFID, będące alternatywą dla tradycyjnych etykiet; są jeszcze trwalsze i wygodniejsze w użyciu, ponieważ nie wymagają wizyjnego odczytu skanerem – wystarczy, że znajdą się w pobliżu czytnika, nawet gdy są ukryte, niewidoczne i trudno dostępne;
skaner, kolektor lub mobilny inwentaryzator – to urządzenia automatyzujące spis z natury; dzięki ich wykorzystaniu inwentaryzacja jest przeprowadzana znacznie szybciej, bez konieczności wzrokowego odczytywania i interpretowania oznaczeń; informacje odczytywane z kodów kreskowych lub tagów RFID na etykietach są automatycznie wprowadzane do bazy danych i przetwarzane przez program inwentaryzacyjny;

program do inwentaryzacji – to podstawowe narzędzie, które dzisiaj jest już standardem w przeprowadzaniu inwentaryzacji; automatyzuje wprowadzanie i przetwarzanie danych, skraca czas potrzebny na weryfikację różnic, generuje raporty i zestawienia; dzięki programowi do inwentaryzacji żadnych obliczeń i raportów nie trzeba już sporządzać ręcznie, co pozwala zaoszczędzić czas i wyeliminować pomyłki w pracy z danymi.

Wykorzystanie powyższych rozwiązań gwarantuje, że inwentaryzacja każdej instytucji kultury lub ośrodka sportowego przebiegnie o wiele sprawniej niż do tej pory. Dzięki nim zyskasz nie tylko czas, ale i pewność, że ustawowy wymóg rozliczenia majątku zostanie wykonany zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przyspiesz inwentaryzację swojej instytucji

Poznaj i przetestuj za darmo program Szybka Inwentaryzacja, dzięki któremu skrócisz i zautomatyzujesz inwentaryzację instytucji kultury, sportu i rekreacji.

Przeczytaj także: