Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?
ZASIĘG WDROŻENIA
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
Oszczędność czasu dzięki integracji Szybkiej Inwentaryzacji z programami księgowymi.
Jak wyglądała inwentaryzacja tradycyjną metodą?
Czasochłonne i męczące ręcznie wypełnianie papierowych kartotek
Nieścisłości w danych po inwentaryzacji
Angażowanie wielu pracowników do przeprowadzania spisu natury
„Ekrany, projektory, sprzęt oświetleniowy i nagłośnienie to wyposażenie o wysokiej wartości, dlatego trzeba poświęcić mu szczególną uwagę – czyli stale ewidencjonować, bez względu na oficjalny termin inwentaryzacji. Przy dotychczasowej inwentaryzacji pracownicy Zamku Ujazdowskiego nie mieli takiej możliwości ze względu na brak czasu i nadmiar pracy.”
Krzysztof Kaczmarczyk, specjalista ds. wdrożeń
Jak wyglądało wdrażanie zmian w Zamku Ujazdowskim?
Podczas wdrożenia systemu, wyposażenie i środki trwałe zostały oznakowane etykietami z kodami kreskowymi. Wraz z aktualizacją oprogramowania do nowej wersji, przeprowadzoną w 2023 roku, etykiety zostały zmienione na kody QR.
Wykorzystaliśmy ten sam sprzęt do wydruku oraz materiały eksploatacyjne, co pozwoliło zmniejszyć koszty inwestycji.
Program po aktualizacji dał nowe możliwości, które ułatwiają codzienną pracę. Pozwala pracownikom wprowadzać dane o wyposażeniu w jednym miejscu, co znacząco przyspiesza i ułatwia spis z natury.
Łatwe importowanie i eksportowanie danych do formatu pliku tekstowego umożliwia integrację z programami księgowymi, które już są w Centrum. Tak prosty sposób wymiany danych, to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim pieniędzy, które trzeba byłoby wydać na informatyków.
Kolejną metodą na przyspieszenie inwentaryzacji, było wykorzystanie prostego w obsłudze urządzenia mobilnego. Inwentaryzacja z wykorzystaniem poręcznego inwentaryzatora była tak prosta, że nowe osoby w zespole spisowym bez żadnego problemu samodzielnie wykonały swoją pierwszą inwentaryzację wyposażenia czytelni. W kilku krokach wygenerowały arkusze spisowe.
Szkolenie czyli inwentaryzacja krok po kroku
Przeprowadziliśmy szkolenie dla pracowników Zamku Ujazdowskiego, podczas którego każda osoba z zespołu spisowego wykonywała spis urządzeniem mobilnym pod okiem specjalisty.
Ćwiczenie krok po kroku pokazuje, jak wykonać spis z natury. Pracownicy inwentaryzowali wyposażenie biurowe takie jak: regały, biurka i krzesła, ale także windę do książek, komputery oraz telewizory.
Pracownicy przeprowadzili również inwentaryzację sali kinowej ze wspomnianym wcześniej sprzętem elektronicznym.
„Szkoleniowiec z firmy PWSK poprowadził nas krok po kroku od podstaw przez proces inwentaryzacji, dzięki czemu każda osoba uczestnicząca w szkoleniu zrozumiała jak ten proces wykonywać. Nie sądziliśmy, że inwentaryzacja może być aż tak prosta. Przekazana wiedza, oparta na doświadczeniu osoby szkolącej bardzo nam się przydała podczas tego wdrożenia.”
Kierownik Działu IT i multimediów
Co zmieniło się po wdrożeniu?
Pracownicy Zamku przeprowadzają obecnie inwentaryzację szybciej i w sposób niezakłócający ich codziennej pracy. Wykonanie ewidencji ponad 1300 pozycji zajmuje niemal 3 razy mniej czasu niż dotychczas.
Inwentaryzacja przy użyciu kolektora danych jest szybsza i wygodniejsza niż ta wykonywana przy komputerze. Po wdrożeniu programu, pracownicy są w stanie wykonywać ewidencję każdego dnia, a to z kolej daje więcej informacji o stanie wyposażenia na co dzień i skraca finalny spis z natury.
Jak wyglądała inwentaryzacja w innych instytucjach kultury?
Sprawdź również:
