Wdrożenie programu do inwentaryzacji
w Zespole Szkół im. A. Mickiewicza
w Białobrzegach
ZASIĘG WDROŻENIA
Zespół Szkół im. Adama Mickiewicza w Białobrzegach to placówka z bogatą, ponad 150-letnią historią. Kadra pedagogiczna organizuje podopiecznym liczne warsztaty, zajęcia dodatkowe, oraz angażuje wychowanków w działalność społeczną. Do zadań szkoły należy też zaopatrywanie uczniów i całej kadry w pomoce dydaktyczne, których ewidencja stanowi nie lada wyzwaniem podczas inwentaryzacji.
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
Jak wyglądała inwentaryzacja tradycyjną metodą?
Czasochłonne i męczące ręcznie wypełnianie papierowych kartotek
Błędy i różnice inwentaryzacyjne
Problem z lokalizacją środków trwałych
„Polecam Szybką Inwentaryzację każdej szkole i każdej instytucji, której zależy, aby wszystkie środki trwałe zawsze były łatwe do odnalezienia oraz zinwentaryzowania”.
Jak wyglądała droga do zakupu programu?
Zespół Szkół zdecydował się wybrać Zestaw Szybka Inwentaryzacja, czyli ofertę przygotowaną przez PWSK specjalnie z myślą o oświacie i edukacji. Poza samym programem zestaw ten zawiera bezprzewodowy skaner kodów kreskowych oraz opcjonalnie także drukarkę kodów kreskowych firmy Zebra.
Wygodnym rozwiązaniem, które wybrała szkoła, było szkolenie z obsługi systemu w wariancie online. Taka forma szkolenia stała się popularna w ostatnim czasie w edukacji i dobrze sprawdziła się również w tym przypadku.
Instalacja i szkolenie zostało przeprowadzone przez pana Grzegorza Tuszy, specjalistę PWSK ds. wdrożeń Inwentaryzacji, specjalizującego się we współpracy z placówkami oświatowymi.
Przyszli użytkownicy systemu zostali przeszkoleni z obsługi programu w praktyce i co równie ważne, wspólnie ze szkolącym opracowali plan działania, który pozwolił na bezbolesne rozpoczęcie spisu z natury w Szybkiej Inwentaryzacji.
Wdrożenie programu do inwentaryzacji w szkole
Inwentaryzacja rozpoczęła się od wprowadzenia gromadzonych do tej pory informacji o środkach trwałych do elektronicznych kartotek programu, przypisując przy tym każdy z przedmiotów do pomieszczenia.
Następnie drukarka kodów kreskowych pozwoliła na wydruk etykiet inwentaryzacyjnych z kodami kreskowymi dla wszystkich przedmiotów z podziałem na pomieszczenia. To sprawiło, że oklejanie środków trwałych w kolejnych salach przebiega bardzo sprawnie.
Odporne etykiety nie ulegają uszkodzeniu, nawet po kontakcie z ciekawskimi uczniami. Takie oznakowanie zapewnia możliwość szybkiego zidentyfikowania każdego środka trwałego i wyposażenia oraz określenie przypisanego mu położenia.
Aby rozpocząć spis z natury, wystarczyło wybrać w programie spisywanie aktualnie pomieszczenie i rozpocząć skanowanie bezprzewodowym skanerem kodów kreskowych.
Jak taki spis z natury przebiega w praktyce, pokazuje poniższe nagranie:
Co zyskała szkoła w Białobrzegach po wdrożeniu programu?
Dzięki wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji prowadzenie okresowej inwentaryzacji przestało być źródłem problemów oraz frustracji. Elektroniczny spis z natury w tym roku okazał się wielokrotnie szybszy, przyjemniejszy i pozbawiony pomyłek.
Od czasu wdrożenia zniknęły też problemy z ustaleniem aktualnego położenia poszukiwanego przedmiotu – wystarczy podejrzeć jego elektroniczną kartotekę w programie. W razie chęci zmiany docelowego położenia środka trwałego wystarczy zmienić przypisaną mu lokalizację w jego elektronicznej kartotece. Zajmuje to kilka sekund.
Na Zespół Szkół im. Adama Mickiewicza w Białobrzegach składają się szkoła oraz przedszkole. Moduł Wielooddziałowy Szybkiej Inwentaryzacji wygodnie dzieli ewidencję środków trwałych na przedmioty znajdujące się szkole i w przedszkolu.
Program pełni funkcję elektronicznej księgi inwentarzowej, w której każdy przedmiot może mieć ustaloną grupę, rodzaj i przypisany symbol KŚT. Wszystkie nowe zakupy zostają od razu wprowadzone do programu wraz z ich ceną, co pozwala utrzymywać porządek. Dzięki przechowywaniu w bazie danych programu szczegółowej historii każdego środka trwałego łatwo je znaleźć.
