Zarządzanie obiegiem dokumentów | Program | RFID

Oznaczając dokumenty za pomocą etykiet RFID, zamiast etykiet kodów kreskowych, zasadniczo przyśpieszysz zarządzanie obiegiem dokumentów. Zaoszczędzisz czas zużywany do tej pory bezproduktywnie na lokalizowanie ważnych dokumentów i akt.

System zarządzania ewidencją dokumentów za pomocą etykiet zbliżeniowych RFID obrazuje filmik:

W przeciągu kilku lat działalności każdej firmy, przynajmniej kilkukrotnie powiększa się dedykowany obszar na przechowywanie dokumentów.

Dzieje się tak, gdy dokumenty:

  • nie posiadają kontroli nad ich wielokrotnym powielaniem
  • wymagają naniesienia zmian
  • archiwizowane są w sposób tradycyjny – niekontrolowany

Zarządzanie obiegiem dokumentów  – Wytyczne

Zarządzanie obiegiem dokumentów doczekało się swojej normy, a jest nią ISO 9001:2000, która wyraźnie wskazuje na problemy:

  • identyfikacji dokumentów
  • czytelności dokumentów
  • aktualnej wersji dokumentów
  • dostępności dokumentów
  • bezpieczeństwa dokumentów

Zachowanie tych dyrektyw nie jest zadaniem łatwym i wymaga dużego zaangażowania. Jednym ze sposobów pomagających zarządzaniu obiegiem dokumentów (obiegiem teczek) i archiwum może być zastosowanie technologii RFID lub kodów kreskowych.

Etykiety RFID przyśpieszają lokalizowanie dokumentów oszczędzając mnóstwo czasu.

Technologia RFID i kody kreskowe przy zarządzaniu obiegiem dokumentami stosowane są m.in:

  • w bibliotekach
  • w instytucjach rządowych
  • w firmach inwestycyjnych
  • w biurach projektowych
  • w ubezpieczalniach
  • w archiwach

zarządzanie obiegiem dokumentów, mobilny magazynier, obieg dokumentów, rfid, uhf,


Znacznik RFID umieszczony na dokumencie, pozwala na zakodowanie niewielkiej ilości informacji wystarczającej do wskazania:

  • gdzie znajduje się taki dokument
  • komu został ostatnio wypożyczony
  • kiedy nastąpiła ostatnia aktualizacja dokumentu
  • kto opracował dokument
  • komu taki dokument może zostać wydany (uprawnienia)

Oznaczenie dokumentów RFID - system ewidencji RFID UHF
W przypadku nieautoryzowanego dostępu, bądź próby wyniesienia dokumentu z archiwum poprzez bramkę RFID umieszczoną w drzwiach – system RFID zarządzający ewidencją dokumentów jest w stanie zarejestrować ten fakt i zaalarmować np. ochronę.

W systemie ewidencji obiegu dokumentów można prześledzić dokładną historię obiegu dokumentu, co jest przydatne w sytuacjach gdy jest ont niekompletny, nieczytelny lub zniszczony.

Można sprawdzić położenie dokumentu (teczki, akt), czy znajduje się on u konkretnego użytkownika, czy znajduje się on w archiwum.

Zarządzanie obiegiem dokumentów – ważne:

System zarządzania obiegiem dokumentów posiada bardzo dużo mocnych punktów, jednak chyba najważniejszym z nich jest wyłączenie nieaktualnych dokumentów z obiegu. Niesie to za sobą szereg korzyści i ułatwień dla osób które często z nich korzystają.

Nasz system spełnia wszystkie wymogi stawiane przez ustawę o ochronie informacji niejawnej z dnia 5 sierpnia 2010 roku opracowanej na podstawie Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228.


Najprostszym, w pełni funkcjonalnym zestawem ewidencji dokumentów  jest zastosowanie drukarki etykiet RFID, kolektora danych z czytnikiem RFID, programu Mobilny Magazynier RFID przeznaczonego na urządzenia przenośne – kolektory danych, oraz specjalnej wersji programu magazynowego/systemu ewidencji firmy PWSK.

mobilny_magazynier_produkt_roku_2013

Drukarka etykiet RFID UHF Zebra ZD500R  będzie odpowiadać za drukowanie oznaczników dla dokumentów. Dodatkowo na etykiecie można umieścić kod kreskowy i numer inwentarzowy/ewidencyjny.drukarka rfid zebra

 

 

Gdy dokument zostanie już oznaczony, należy go przypisać w systemie ewidencji dokumentów za pomocą biurkowego czytnika RFID UHF lub kolektora danych wyposażonego w czytnik RFID i program Mobilny Magazynier RFID. Tym samym, nie zachodzi potrzeba noszenia komputera za sobą. Takie dane można wysłać przy pomocy bezprzewodowej transmisji danych WiFi lub Bluetooth do systemu Zarządzanie Obiegiem Dokumentów, a wszystko zostanie zarejestrowane w bazie danych.

Zobacz w naszym sklepie RFID


Odbierz ebook - Jak ulepszyć gospodarkę narzędziową w Twojej firmie

W pełni za darmo dla odbiorców naszego newslettera.




Materiały zostaną wysłane mailem

Pin It on Pinterest

Share This